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LEY GENERAL DE CONTROL
INTERNO
PODER LEGISLATIVO
LEYES
Nº 8292
LA ASAMBLEA LEGISLATIVA
DE LA REPÚBLICA DE COSTA
RICA
DECRETA:
LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO
CAPÍTULO
I
Disposiciones Generales
Artículo 1º—Contenido
y ámbito de aplicación. Esta Ley establece los criterios mínimos que
deberán observar la
Contraloría General de la República y los entes
u órganos sujetos a su fiscalización, en el establecimiento, funcionamiento,
mantenimiento, perfeccionamiento y evaluación de sus sistemas de control
interno.
Artículo 2º—Definiciones.
a) Administración activa: desde el punto
de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutoria,
directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista
orgánico es el conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que
deciden y ejecutan; incluyen al jerarca, como última instancia.
b) Establecer, mantener,
perfeccionar y evaluar el sistema de control interno: términos utilizados
para delimitar la responsabilidad del jerarca o la del titular subordinado
sobre el sistema de control interno, en cuanto a instituirlo, darle
permanencia y mejorarlo constantemente.
c) Jerarca: superior
jerárquico del órgano o del ente; ejerce la máxima autoridad dentro del
órgano o ente, unipersonal o colegiado.
d) Titular subordinado:
funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con
autoridad para ordenar y tomar decisiones.
e) Ambiente de control: conjunto
de factores del ambiente organizacional que deben establecer y mantener el
jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios, para permitir el
desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para
una administración escrupulosa.
f) Valoración del riesgo: identificación
y análisis de los riesgos que enfrenta la institución, tanto de fuentes
internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos; deben
ser realizados por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de
determinar cómo se deben administrar dichos riesgos.
g) Actividades de control:
políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan
a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General
de la República,
por los jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos
del sistema de control interno.
Artículo 3º—Facultad
de promulgar normativa técnica sobre control interno. La Contraloría General
de la República
dictará la normativa técnica de control interno, necesaria para el
funcionamiento efectivo del sistema de control interno de los entes y de los
órganos sujetos a esta Ley. Dicha normativa será de acatamiento obligatorio y
su incumplimiento será causal de responsabilidad administrativa.
La
normativa sobre control interno que otras instituciones emitan en el
ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas,
no deberá contraponerse a la dictada por la Contraloría General
de la República
y, en caso de duda, prevalecerá la del órgano contralor.
Artículo 4º—Aplicabilidad
a sujetos de derecho privado. Los sujetos de derecho privado que, por
cualquier título, sean custodios o administradores de fondos públicos,
deberán aplicar en su gestión los principios y las normas técnicas de control
interno que al efecto emita la Contraloría General de la República de
conformidad con el artículo tercero.
Aparte
de las otras sanciones que el ordenamiento jurídico pueda establecer, los
sujetos de derecho privado que custodien o administren, por cualquier título,
fondos públicos o reciban beneficios patrimoniales de entes u órganos
estatales, podrán ser sancionados, según lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley Orgánica de la Contraloría General
de la República,
Nº 7428, de 7 de setiembre de 1994, cuando
incumplan lo estipulado en el párrafo anterior.
Artículo 5º—Congreso Nacional de Gestión y Fiscalización de la Hacienda Pública. La
Contraloría General de la República convocará,
al menos una vez cada dos años, a un Congreso Nacional de Gestión y
Fiscalización de la
Hacienda Pública, con la participación de los auditores y subauditores internos del Sector Público, y de los demás
funcionarios o especialistas que se estime pertinente, con el objeto de
estrechar relaciones, propiciar alianzas estratégicas, fomentar la
interacción coordinada de competencias, establecer vínculos de cooperación,
intercambiar experiencias, propiciar mejoras en los procesos de fiscalización
y control, revisar procedimientos y normas de control interno, presentar
propuestas que tiendan a mejorar o agilizar la gestión sustantiva en el
Sector Público y discutir cualquier tema de interés relativo a los fines de
esta Ley.
El
Ministerio de Hacienda transferirá los recursos que el órgano de
fiscalización superior le solicite para realizar esta actividad.
Artículo 6º—Confidencialidad de los denunciantes y estudios que originan la
apertura de procedimientos administrativos. La Contraloría General
de la República,
la administración y las auditorías internas, guardarán confidencialidad
respecto de la identidad de los ciudadanos que presenten denuncias ante sus
oficinas.
La
información, documentación y otras evidencias de las investigaciones que
efectúan las auditorías internas, la administración y la Contraloría General,
cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento
administrativo, serán confidenciales durante la formulación del informe
respectivo. Una vez notificado el informe correspondiente y hasta la
resolución final del procedimiento administrativo, la información contenida en
el expediente será calificada como información confidencial, excepto para las
partes involucradas, las cuales tendrán libre acceso a todos los documentos y
las pruebas que obren en el expediente administrativo.
Para
todos los casos, la
Asamblea Legislativa, en el ejercicio de las facultades
contenidas en el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política,
podrá acceder a los informes, la documentación y las pruebas que obren en
poder de las auditorías internas, la administración o la Contraloría General
de la República.
CAPÍTULO II
El sistema de control interno
Artículo
7º—Obligatoriedad de disponer de un sistema de control interno.
Los entes y órganos sujetos a esta Ley dispondrán de sistemas de control
interno, los cuales deberán ser aplicables, completos, razonables, integrados
y congruentes con sus competencias y atribuciones institucionales. Además,
deberán proporcionar seguridad en el cumplimiento de esas atribuciones y
competencias; todo conforme al primer párrafo del artículo 3 de la presente
Ley.
Artículo 8º—Concepto
de sistema de control interno. Para efectos de esta Ley, se entenderá por
sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la
administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la
consecución de los siguientes objetivos:
a) Proteger y
conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal.
b) Exigir confiabilidad y
oportunidad de la información.
c) Garantizar eficiencia y
eficacia de las operaciones.
d) Cumplir con el
ordenamiento jurídico y técnico.
Artículo 9º—Órganos del sistema de control interno. La
administración activa y la auditoría interna de los entes y órganos sujetos a
esta Ley, serán los componentes orgánicos del sistema de control interno
establecido e integrarán el Sistema de Fiscalización Superior de la Hacienda Pública
a que se refiere la Ley
Orgánica de la Contraloría General
de la República.
Artículo 10.—Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán
responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener,
perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo,
será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones
necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.
Artículo 11.—El sistema de control interno en la desconcentración de competencias y
la contratación de servicios de apoyo. El
jerarca y los titulares subordinados tendrán la responsabilidad de analizar
las implicaciones en el sistema de control interno, cuando se lleve a cabo
una desconcentración de competencias, o bien la contratación de servicios de
apoyo con terceros; asimismo, la responsabilidad de tomar las medidas
correspondientes para que los controles sean extendidos, modificados y
cambiados, cuando resulte necesario.
CAPÍTULO III
La
Administración Activa
1.
SECCIÓN I
Deberes
del jerarca y los titulares subordinados
Artículo 12.—Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de
control interno. En materia de control interno, al
jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre otros,
los siguientes deberes:
a) Velar por el
adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo.
b) Tomar de inmediato las
medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o
irregularidades.
c) Analizar e implantar, de
inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por
la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la
auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que
correspondan.
d) Asegurarse de que los
sistemas de control interno cumplan al menos con las características
definidas en el artículo 7 de esta Ley.
e) Presentar un informe de
fin de gestión y realizar la entrega formal del ente o el órgano a su
sucesor, de acuerdo con las directrices emitidas por la Contraloría General
de la República
y por los entes y órganos competentes de la administración activa.
Artículo
13.—Ambiente de control. En cuanto al ambiente de control, serán
deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los
siguientes:
a) Mantener y demostrar
integridad y valores éticos en el ejercicio de sus deberes y obligaciones,
así como contribuir con su liderazgo y sus acciones a promoverlos en el resto
de la organización, para el cumplimiento efectivo por parte de los demás
funcionarios.
b) Desarrollar y mantener una
filosofía y un estilo de gestión que permitan administrar un nivel de riesgo
determinado, orientados al logro de resultados y a la medición del desempeño,
y que promuevan una actitud abierta hacia mecanismos y procesos que mejoren
el sistema de control interno.
c) Evaluar el funcionamiento de
la estructura organizativa de la institución y tomar las medidas pertinentes
para garantizar el cumplimiento de los fines institucionales; todo de
conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
d) Establecer claramente las
relaciones de jerarquía, asignar la autoridad y responsabilidad de los
funcionarios y proporcionar los canales adecuados de comunicación, para que
los procesos se lleven a cabo; todo de conformidad con el ordenamiento
jurídico y técnico aplicable.
e) Establecer políticas y
prácticas de gestión de recursos humanos apropiadas, principalmente en cuanto
a contratación, vinculación, entrenamiento, evaluación, promoción y acciones
disciplinarias; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico
aplicable.
Artículo 14.—Valoración del riesgo. En relación con la
valoración del riesgo, serán deberes del jerarca y los titulares
subordinados, entre otros, los siguientes:
a) Identificar y
analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las
metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como
en los planes de mediano y de largo plazos.
b) Analizar el efecto posible
de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que
ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos.
c) Adoptar las medidas
necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del
riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional
aceptable.
d) Establecer los mecanismos
operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar.
Artículo 15.—Actividades de control. Respecto de las actividades
de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre
otros, los siguientes:
a) Documentar,
mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y
los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de
control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a
desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño
de sus funciones.
b) Documentar, mantener
actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los
procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes:
i. La
autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y
aprobar las operaciones de la institución.
ii. La
protección y conservación de todos los activos institucionales.
iii. El
diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada
de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la
institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y
mantenidos apropiadamente.
iv. La
conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar
y enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido.
v. Los controles generales
comunes a todos los sistemas de información computarizados y los controles de
aplicación específicos para el procesamiento de datos con software de
aplicación.
Artículo 17.—Seguimiento del sistema de control interno.
Entiéndese por seguimiento del sistema de control interno las actividades que
se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control
interno, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de
la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud.
En
cuanto al seguimiento del sistema de control interno, serán deberes del
jerarca y los titulares subordinados, los siguientes:
a) Que los
funcionarios responsabilizados realicen continuamente las acciones de control
y prevención en el curso de las operaciones normales integradas a tales
acciones.
c) Que la administración
activa realice, por lo menos una vez al año, las autoevaluaciones que
conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es
responsable. Asimismo, que pueda detectar cualquier desvío que aleje a la
organización del cumplimiento de sus objetivos.
d) Que sean implantados los
resultados de las evaluaciones periódicas que realizan la administración
activa, la auditoría interna, la Contraloría General
de la República,
la auditoría externa y demás instituciones de control y fiscalización que
correspondan, dentro de los diez días hábiles siguientes a su notificación.
SECCIÓN
II
Sistema Específico de Valoración del Riesgo
Artículo
18.—Sistema específico de valoración
del riesgo institucional. Todo ente u órgano deberá
contar con un sistema específico de valoración del riesgo institucional por
áreas, sectores, actividades o tarea que, de conformidad con sus
particularidades, permita identificar el nivel de riesgo institucional y
adoptar los métodos de uso continuo y sistemático, a fin de analizar y
administrar el nivel de dicho riesgo.
La Contraloría General de la República establecerá
los criterios y las directrices generales que servirán de base para el
establecimiento y funcionamiento del sistema en los entes y órganos
seleccionados, criterios y directrices que serán obligatorios y prevalecerán
sobre los que se les opongan, sin menoscabo de la obligación del jerarca y
titulares subordinados referida en el artículo 14 de esta Ley.
Artículo 19.—Responsabilidad por el funcionamiento del sistema. El
jerarca y los respectivos titulares subordinados de los entes y órganos
sujetos a esta Ley, en los que la Contraloría General
de la República
disponga que debe implantarse el Sistema Específico de Valoración de Riesgo
Institucional, adoptarán las medidas necesarias para el adecuado
funcionamiento del Sistema y para ubicarse al menos en un nivel de riesgo
institucional aceptable.
CAPÍTULO
IV
La auditoria interna
SECCIÓN
I
Disposiciones
generales
Artículo 20.—Obligación de contar con auditoría interna.
Todos los entes y órganos sujetos a esta Ley tendrán una auditoría interna,
salvo aquellos en los cuales la Contraloría General
de la República
disponga, por vía reglamentaria o disposición singular, que su existencia no
se justifica, en atención a criterios tales como presupuesto asignado,
volumen de operaciones, nivel de riesgo institucional o tipo de actividad. En
este caso, la
Contraloría General ordenará a la institución establecer
los métodos de control o de fiscalización que se definan.
Artículo 21.—Concepto funcional de auditoría interna. La auditoría
interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona
seguridad al ente u órgano, puesto que se crea para validar y mejorar sus
operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales,
mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y
mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los
procesos de dirección en las entidades y los órganos sujetos a esta Ley.
Dentro de una organización, la auditoría interna proporciona a la ciudadanía
una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto, de la
administración se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas
sanas.
Artículo 22.—Competencias. Compete a la auditoría interna,
primordialmente lo siguiente:
a) Realizar auditorías
o estudios especiales semestralmente, en relación con los fondos públicos
sujetos a su competencia institucional, incluidos fideicomisos, fondos
especiales y otros de naturaleza similar. Asimismo, efectuar semestralmente
auditorías o estudios especiales sobre fondos y actividades privadas, de
acuerdo con los artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General
de la República,
en el tanto estos se originen en transferencias efectuadas por componentes de
su competencia institucional.
b) Verificar el cumplimiento,
la validez y la suficiencia del sistema de control interno de su competencia
institucional, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean
pertinentes.
c) Verificar que la administración
activa tome las medidas de control interno señaladas en esta Ley, en los
casos de desconcentración de competencias, o bien la contratación de
servicios de apoyo con terceros; asimismo, examinar regularmente la operación
efectiva de los controles críticos, en esas unidades desconcentradas o en la
prestación de tales servicios.
d) Asesorar, en materia de su
competencia, al jerarca del cual depende; además, advertir a los órganos
pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas
o decisiones, cuando sean de su conocimiento.
e) Autorizar, mediante razón
de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los
órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio
del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de
control interno.
f) Preparar los planes de
trabajo, por lo menos de conformidad con los lineamientos que establece la Contraloría General
de la República.
g) Elaborar un informe anual
de la ejecución del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones de la
auditoría interna, de la Contraloría General de la República y de los
despachos de contadores públicos; en los últimos dos casos, cuando sean de su
conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al
jerarca cuando las circunstancias lo ameriten.
h) Mantener debidamente
actualizado el reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría
interna.
i) Las demás competencias que
contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica
Artículo 23.—Organización. La auditoría interna se organizará y
funcionará conforme lo disponga el auditor interno, de conformidad con las
disposiciones, normas, políticas y directrices que emita la Contraloría General
de la República,
las cuales serán de acatamiento obligatorio.
Cada
auditoría interna dispondrá de un reglamento de organización y
funcionamiento, acorde con la normativa que rige su actividad. Dicho
reglamento deberá ser aprobado por la Contraloría General
de la República,
publicarse en el diario oficial y divulgarse en el ámbito institución
aplicable con las limitaciones que establece el artículo 34 de esta
ley.,
Artículo 24.—Dependencia orgánica y regulaciones administrativas aplicables. El
auditor y el subauditor internos de los entes y
órganos sujetos a esta Ley dependerán orgánicamente del máximo jerarca, quien
los nombrará y establecerá las regulaciones de tipo administrativo que les
serán aplicables a dichos funcionarios. Los demás funcionarios de la
auditoría interna estarán sujetos a las disposiciones administrativas
aplicables al resto del personal; sin embargo, el nombramiento, traslado, la
suspensión, remoción, concesión de licencias y demás movimientos de personal,
deberán contar con la autorización del auditor interno; todo de acuerdo con
el marco jurídico que rige para el ente u órgano.
Las
regulaciones de tipo administrativo mencionadas no deberán afectar
negativamente la actividad de auditoría interna, la independencia funcional y
de criterio del auditor y el subauditor interno y
su personal; en caso de duda, la Contraloría General
dispondrá lo correspondiente.
Artículo 25.—Independencia funcional y de criterio. Los
funcionarios de la auditoría interna ejercerán sus atribuciones con total
independencia funcional y de criterio respecto del jerarca y de los demás
órganos de la administración activa.
Artículo 26.—Protección al personal de la auditoría.
Cuando el personal de la auditoría interna, en el cumplimiento de sus funciones,
se involucre en un conflicto legal o una demanda, la institución dará todo su
respaldo tanto jurídico como técnico y cubrirá los costos para atender ese
proceso hasta su resolución final.
Artículo 27.—Asignación de recursos. El jerarca de los entes y
órganos sujetos a esta Ley deberá asignar los recursos humanos, materiales,
tecnológicos, de transporte y otros necesarios y suficientes para que la
auditoría interna pueda cumplir su gestión.
Para
efectos presupuestarios, se dará a la auditoría interna una categoría
programática; para la asignación y disposición de sus recursos, se tomarán en
cuenta el criterio del auditor interno y las instrucciones que emita al
respecto la
Contraloría General de la República.
La
auditoría interna ejecutará su presupuesto, conforme lo determinen sus
necesidades para cumplir su plan de trabajo.
Artículo 28.—Plazas vacantes. Las vacantes que, por
cualquier razón, tengan lugar en los puestos de la auditoría interna, deberán
llenarse en un plazo máximo de tres meses, contado a partir del momento de la
vacante. El plazo podrá prorrogarse por otros tres meses, por razones
debidamente acreditadas en el expediente que se confeccione al efecto.
La
disminución de plazas por movilidad laboral u otros movimientos en la auditoría
interna, deberá ser previamente autorizada por el auditor interno.
Los
requisitos para la creación y ocupación de plazas de la auditoría interna que
definan la
Autoridad Presupuestaria u otras instituciones competentes,
deberán considerar, en todo momento, sus necesidades reales y no podrán ser
aplicados en perjuicio del funcionamiento del sistema de control interno de
la institución.
SECCIÓN II
El
auditor y subauditor internos
Artículo
29.—Requisitos de los puestos. Los
entes y órganos sujetos a esta Ley definirán, en sus respectivos manuales de
cargos y clases, la descripción de las funciones y los requisitos
correspondientes para cada uno de los cargos, de conformidad con los
lineamientos que emita al respecto la Contraloría General
de la República.
Artículo 30.—Jornada laboral. La jornada laboral del
auditor y subauditor internos será de tiempo
completo. En casos muy calificados, el jerarca podrá solicitar a la Contraloría General
de la República
una reducción de la jornada, la cual no podrá ser inferior a medio tiempo.
Las
municipalidades cuyo presupuesto ordinario sea igual o inferior a doscientos
millones de colones (¢200.000.000,00), podrán contratar, sin la autorización
de la
Contraloría General de la República, al auditor
y al subauditor internos únicamente por medio
tiempo.
Para
reducir la jornada laboral de la plaza del auditor o del subauditor
internos, el jerarca ordenará un estudio técnico, que deberá presentarse a la Contraloría General
de la República,
la que resolverá en definitiva lo que proceda.
Artículo 30.—Jornada laboral. La jornada laboral del
auditor y subauditor internos será de tiempo
completo. En casos muy calificados, el jerarca podrá solicitar a la Contraloría General
de la República
una reducción de la jornada, la cual no podrá ser inferior a medio tiempo.
Las
municipalidades cuyo presupuesto ordinario sea igual o inferior a doscientos
millones de colones (¢200.000.000,00), podrán contratar, sin la autorización
de la
Contraloría General de la República, al auditor
y al subauditor internos únicamente por medio
tiempo.
Para
reducir la jornada laboral de la plaza del auditor o del subauditor
internos, el jerarca ordenará un estudio técnico, que deberá presentarse a la Contraloría General
de la República,
la que resolverá en definitiva lo que proceda.
Artículo 31.—Nombramiento y conclusión de la relación de servicio. El
jerarca nombrará por tiempo indefinido al auditor y al subauditor
internos. Tales nombramientos se realizarán por concurso público promovido por
cada ente y órgano de la Administración Pública; se asegurará la
selección de los candidatos idóneos para ocupar los puestos; todo lo cual
deberá constar en el expediente respectivo. El expediente y la terna
seleccionada deberán ser comunicados, en forma previa a los nombramientos, a la Contraloría General
de la República,
la cual analizará el proceso y lo aprobará o lo vetará. En este último caso,
girará las disposiciones al ente u órgano respectivo y señalará los elementos
objetados para su corrección; la administración deberá repetir el proceso a
partir de la etapa donde se inició la objeción respectiva.
Los
nombramientos interinos serán autorizados, en forma previa y a solicitud de
la administración, por parte de la Contraloría General
de la República;
en ningún caso podrán hacerse por más de doce meses.
Los
nombramientos del auditor y el subauditor deberán
ser comunicados por el jerarca respectivo a la Contraloría General
de la República,
a más tardar el primer día hábil del inicio de funciones en los respectivos
cargos.
La
conclusión de la relación de servicio, por justa causa, del auditor y el subauditor internos, deberá ser conforme al artículo 15
de la Ley Orgánica
de la
Contraloría General de la República.
SECCIÓN III
Deberes,
potestades y prohibiciones de los funcionarios de auditoría
Artículo 32.—Deberes. El auditor interno, el subauditor interno y los demás funcionarios de la
auditoria interna, tendrán las siguientes obligaciones:
a) Cumplir las competencias
asignadas por ley.
b) Cumplir el ordenamiento
jurídico y técnico aplicable.
c) Colaborar en los estudios
que la
Contraloría General de la República y otras
instituciones realicen en el ejercicio de competencias de control o
fiscalización legalmente atribuidas.
d) Administrar, de manera
eficaz, eficiente y económica, los recursos del proceso del que sea
responsable.
e) No revelar a terceros que
no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes,
información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que
se estén realizando ni información sobre aquello que determine una posible
responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los
funcionarios de los entes y órganos sujetos a esta Ley.
f) Guardar la
confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso.
g) Acatar las disposiciones y
recomendaciones emanadas de la Contraloría General de la República. En caso
de oposición por parte de la auditoría interna referente a tales
disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General
de la República.
h) Facilitar y entregar la
información que les solicite la Asamblea Legislativa
en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo
121 de la Constitución
Política, y colaborar con dicha información.
i) Cumplir los otros deberes
atinentes a su competencia.
Artículo
33.—Potestades. El
auditor interno, el subauditor interno y los demás
funcionarios de la auditoría interna tendrán, las siguientes potestades:
a) Libre acceso, en cualquier
momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias
y los documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así
como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien
fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su competencia
institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de información
relacionadas con su actividad. El auditor interno podrá acceder, para sus
fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en
los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los
entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración
deberá facilitarle los recursos que se requieran.
b) Solicitar, a cualquier
funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los
entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, las condiciones
y el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento
de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo
que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y
órganos de su competencia institucional.
c) Solicitar, a funcionarios
de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las
facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna.
d) Cualesquiera otras
potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con
el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
Artículo
34.—Prohibiciones. El
auditor interno, el subauditor interno y los demás
funcionarios de la auditoría interna, tendrán las siguientes prohibiciones:
a) Realizar funciones
y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia.
b) Formar parte de un órgano
director de un procedimiento administrativo.
c) Ejercer profesiones
liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los
de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad
y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo
completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés
directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa
la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral.
d) Participar en actividades
político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales
y municipales.
e) Revelar información sobre
las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando
y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil,
administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y
órganos sujetos a esta Ley.
Por
las prohibiciones contempladas en esta Ley se les pagará un sesenta y cinco
por ciento (65%) sobre el salario base.
SECCIÓN IV
Informes
de auditoría interna
Artículo
35.—Materias sujetas a informes de
auditoría interna. Los informes de auditoría interna
versarán sobre diversos asuntos de su competencia, así como sobre asuntos de
los que pueden derivarse posibles responsabilidades para funcionarios, ex
funcionarios de la institución y terceros. Cuando de un estudio se deriven
recomendaciones sobre asuntos de responsabilidad y otras materias, la
auditoría interna deberá comunicarlas en informes independientes para cada
materia.
Los
hallazgos, las conclusiones y recomendaciones de los estudios realizados por
la auditoría interna, deberán comunicarse oficialmente, mediante informes al
jerarca o a los titulares subordinados de la administración activa, con
competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas
recomendaciones.
La
comunicación oficial de resultados de un informe de auditoría se regirá por
las directrices emitidas por la Contraloría General
de la República.
Artículo
36.—Informes dirigidos a los
titulares subordinados. Cuando los informes de
auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados,
se procederá de la siguiente manera:
a) El titular subordinado, en
un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de
recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si
discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de
auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito
las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá
soluciones alternas para los hallazgos detectados.
b) Con vista de lo anterior,
el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a
partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular
subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la
auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular
subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro
de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse,
de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o
soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene
implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna,
estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos
siguientes.
c) El acto en firme será dado
a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente,
para el trámite que proceda.
Artículo 37.—Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de
auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular
subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días
hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación
de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del
plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente
disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna
y al titular subordinado correspondiente.
Artículo 38.—Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General
de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas
de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince
días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por
escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que
el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General
de la República,
dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a
las razones de inconformidad indicadas.
La Contraloría General de la República dirimirá el
conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría
interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado
el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar
injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a
la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General
de la República,
N° 7428, de 7 de setiembre de 1994.
CAPÍTULO
V
Responsabilidades
y Sanciones
Artículo 39.—Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los
titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil,
cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en
esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a
la respectiva relación de servicios.
El
jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos
incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus
acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias
para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa
técnica aplicable.
Asimismo,
cabrá responsabilidad administrativa contra el jerarca que injustificadamente
no asigne los recursos a la auditoría interna en los términos del artículo 27
de esta Ley.
Igualmente,
cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que
injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de
control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las
acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría
interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas
civil y penalmente.
El
jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también
incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por
obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el subauditor y los demás funcionarios de la auditoría
interna, establecidas en esta ley.
Cuando
se trate de actos u omisiones de órganos colegiados, la responsabilidad será
atribuida a todos sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el
voto negativo.
Artículo 40.—Causales de responsabilidad administrativa del auditor y el subauditor internos y los demás funcionarios de la
auditoría interna. Incurrirán en responsabilidad
administrativa el auditor interno, el subauditor
interno y los demás funcionarios de la auditoría interna cuando, por dolo o
culpa grave, incumplan sus deberes y funciones, infrinjan la normativa
técnica aplicable o el régimen de prohibiciones referido en esta Ley; todo
sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y
penalmente.
Artículo 41.—Sanciones administrativas. Según la gravedad, las
faltas que señala esta Ley serán sancionadas así:
a) Amonestación
escrita.
b) Amonestación escrita
comunicada al colegio profesional respectivo, cuando corresponda.
c) Suspensión, sin goce de
salario, de ocho a quince días hábiles. En el caso de dietas y estipendios de
otro tipo, la suspensión se entenderá por número de sesiones y el funcionario
no percibirá durante ese tiempo suma alguna por tales conceptos.
d) Separación del
cargo sin responsabilidad patronal.
Artículo 42.—Competencia para declarar responsabilidades. Las
sanciones previstas en esta Ley serán impuestas por el órgano que ostente la
potestad disciplinaria en los entes y órganos sujetos a esta Ley, de acuerdo
con la normativa que resulte aplicable.
En caso
de que las infracciones previstas en esta Ley sean atribuidas a diputados,
regidores y alcaldes municipales, magistrados del Poder Judicial y del
Tribunal Supremo de Elecciones, contralor y subcontralor
generales de la República,
defensor de los habitantes de la
República y defensor adjunto, regulador general y
procurador general de la
República, así como directores de instituciones autónomas,
en lo que les sea aplicable, se informará de ello, según el caso, al Tribunal
Supremo de Elecciones, a la
Corte Suprema de Justicia, al Consejo de Gobierno y a la Asamblea Legislativa,
para que conforme a derecho se proceda a imponer las sanciones
correspondientes.
Artículo 43.—Prescripción de la responsabilidad administrativa. La
responsabilidad administrativa del funcionario público por las infracciones
previstas en esta Ley, prescribirá según el artículo 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General
de la República,
Nº 7428, de 7 de setiembre de 1994.
Se
reputará como falta grave del funcionario competente para iniciar el
procedimiento sancionatorio, el no darle inicio a
este oportunamente o el dejar prescribir la responsabilidad del infractor,
sin causa justificada.
CAPÍTULO
VI
Disposiciones
finales
Artículo 44.—Reglamentación. El Poder Ejecutivo reglamentará
esta Ley en un plazo máximo de tres meses a partir de su publicación. El
proyecto de reglamento será remitido en consulta a la Contraloría General
de la República.
Artículo 45.—Reformas. Modifícase la siguiente normativa:
a) Refórmanse
el artículo 26, el párrafo primero del artículo 31 y el artículo 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General
de la República,
Nº 7428, de 7 de setiembre de 1994. Los textos
dirán:
"Artículo
26.—Potestad sobre auditorías
internas. La Contraloría General de la República fiscalizará
que la auditoría interna de los entes y órganos sujetos a su competencia
institucional, cumpla adecuadamente las funciones que le señala el
ordenamiento jurídico que la regula; coordinará, como mínimo, una actividad
anual para fortalecer su gestión. El resultado de dichas fiscalizaciones
deberá ser informado directamente al jerarca de la institución y al auditor
interno, quienes estarán obligados a tomar las medidas necesarias para su
acatamiento o, en su defecto, a plantear su oposición, dentro de un plazo
máximo de quince días hábiles.
Presentada la oposición, la auditoría
interna dispondrá de un plazo máximo de treinta días hábiles, contados a
partir del recibo del informe de la Contraloría, para fundamentar debidamente su
oposición.
Recibida la fundamentación de la
oposición, la
Contraloría General de la República tendrá un
plazo máximo de treinta días hábiles para resolver el conflicto planteado y
deberá notificar, de inmediato, al ente u órgano discrepante, lo resuelto en
este asunto."
"Artículo
31.—Potestad de informar y asesorar.
La Contraloría
General de la
República rendirá, a los órganos parlamentarios y a cada
uno de los diputados, los informes que estos le soliciten; lo realizará de
oficio cuando su participación se haya solicitado de conformidad con el
segundo párrafo del artículo 22 de la presente Ley. En razón del carácter de
órgano auxiliar en el control y la fiscalización de la Hacienda Pública,
la Contraloría
General de la
República remitirá al Plenario Legislativo copia de todos
los informes restantes que rinda en el ejercicio de dichas potestades.
[...]"
"Artículo
71.—Prescripción de la
responsabilidad disciplinaria. La responsabilidad administrativa
del funcionario público por las infracciones previstas en esta Ley y en el
ordenamiento de control y fiscalización superiores, prescribirá de acuerdo
con las siguientes reglas:
a) En los casos en que
el hecho irregular sea notorio, la responsabilidad prescribirá en cinco años,
contados a partir del acaecimiento del hecho.
b) En los casos en que el
hecho irregular no sea notorio -entendido este como aquel hecho que requiere
una indagación o un estudio de auditoría para informar de su posible
irregularidad- la responsabilidad prescribirá en cinco años, contados a partir
de la fecha en que el informe sobre la indagación o la auditoría respectiva
se ponga en conocimiento del jerarca o el funcionario competente para dar
inicio al procedimiento respectivo.
La prescripción se interrumpirá, con efectos
continuados, por la notificación al presunto responsable del acto que acuerde
el inicio del procedimiento administrativo.
Cuando el autor de la falta sea el jerarca, el
plazo empezará a correr a partir de la fecha en que él termine su relación de
servicio con el ente, la empresa o el órgano respectivo.
Se reputará como falta grave del funcionario
competente para iniciar el procedimiento sancionatorio,
el no darle inicio a este oportunamente o el dejar que la responsabilidad del
infractor prescriba, sin causa justificada."
b) Refórmase
el artículo 18 de la Ley
sobre enriquecimiento ilícito de los servidores públicos, Nº
6872, de 17 de junio de 1983. El texto dirá:
"Artículo18.—El responsable de la unidad de
recursos humanos de cada entidad o, en su defecto, aquel quien el jerarca
defina, deberá informar a la Contraloría General de la República, dentro de
los ocho días siguientes a cada nombramiento, el nombre y las calidades de
los servidores que ocupen los cargos para cuyo desempeño se requiera la
declaración jurada de bienes, con indicación de la fecha en que esos
funcionarios iniciaron sus funciones.
Dentro del mismo plazo citado en el párrafo
anterior, cada entidad deberá informar la fecha en que, por cualquier
circunstancia, los servidores obligados a declarar concluyan su relación de
servicio. La desobediencia de esta obligación será considerada falta grave,
para todos los efectos legales."
c) Refórmase
el artículo 4 de la Ley
Orgánica de la Procuraduría General
de la República,
Nº 6815, de 27 de setiembre de 1982. El texto dirá:
"Artículo 4.—Consultas. Los órganos de la Administración Pública,
por medio de los jerarcas de los diferentes niveles administrativos, podrán
consultar el criterio técnico-jurídico de la Procuraduría; en
cada caso, deberán acompañar la opinión de la asesoría legal respectiva,
salvo el caso de los auditores internos, quienes podrán realizar la consulta
directamente."
d) Adiciónase
el inciso 1) al artículo 5 del Estatuto del Servicio Civil, Ley Nº 1581, de 30 de mayo de 1953. El texto dirá:
"Artículo 5.—Quedan también exceptuados de
este Estatuto, los siguientes funcionarios y empleados:
[...]
l) Los auditores y subauditores
internos de los ministerios y organismos adscritos."
Artículo
46.—Derogaciones. Deróganse los artículos 59, 60, 61, 63, 64, 65 y 66
de la Ley Orgánica
de la
Contraloría General de la República, Nº 7428, de 7 de setiembre de 1994.
Disposiciones
Transitorias
Transitorio
I.—Los entes y órganos sujetos a esta Ley cuyo auditor y subauditor
internos estén nombrados con una jornada laboral inferior a medio tiempo a la
fecha de su publicación, dispondrán de un plazo máximo de doce meses para
ajustarse a lo aquí dispuesto.
Transitorio
II.—Las instituciones públicas que en sus leyes constitutivas cuenten con un auditor
interno sujeto a un plazo legal de nombramiento, una vez que este venza
deberán elegir, por tiempo indefinido, a un auditor interno, mediante
concurso interno o externo.
Rige
a partir de su publicación.
Comunícase al
Poder Ejecutivo
Asamblea
Legislativa.—San José, a los dieciocho días del mes de julio del dos mil
dos.—Rolando Laclé Castro, Presidente.—Ronaldo
Alfaro García, Primer Secretario.—Lilliana Salas
Salazar, Segunda Secretaria.
Presidencia
de la República.—San
José, a los treinta y un días del mes de julio del dos mil dos.
Ejecútese y publíquese
ABEL
PACHECO DE LA
ESPRIELLA.—La Ministra de la Presidencia, Rina
Contreras López y el Ministro de Planificación Nacional y Política Económica,
Danilo Chaverri Soto.—1 vez.—(Solicitud Nº 165-02).—C-232220.—(L8292-63738).
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