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REGLAMENTO DE LA CUENTA
ESPECIAL DE LA OFICINA DE DEFENSA CIVIL DE LAS VÍCTIMAS
Capítulo I
Disposiciones Generales
Artículo
1.- Objeto de la Reglamentación
El presente reglamento establece conforme lo dispuesto
por el articulo 35 párrafo in fine de la Ley Orgánica del Ministerio Público,
la organización, funcionamiento y control de los fondos de la Cuenta Especial
de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, derivadas de los ingresos que
por concepto de honorarios percibe la referida cuenta.-
Artículo 2.- De la Cuenta Especial de la Oficina de Defensa Civil de
las Víctimas
A efecto de dar cumplimiento a este reglamento,
existirá una cuenta corriente judicial, en ella deberán realizarse los
depósitos.- Dicha cuenta corriente judicial es la número 207434-6 (Colones)
del Banco de Costa Rica, denominada Defensa Civil de la Víctima del
Ministerio Público.- Para los efectos internos del Banco de Costa Rica el
número de cuenta cliente es 15201001020743467.-
Los dineros depositados en esa cuenta serán destinados al mejoramiento
de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas y a la creación de un fondo
para satisfacer las necesidades urgentes de las víctimas de delitos.-
Artículo 3.- Definición de ingresos
La cuenta especial de la Oficina de Defensa Civil
de las Víctimas, percibirá ingresos por conceptos de honorarios de abogados
en aquellos casos en que medie condenatoria en la acción civil resarcitoria,
suspensión del proceso a prueba, conciliación, reparación integral del daño,
pago de servicios profesionales realizados por delegantes de la acción civil
que cuente con recursos económicos, desistimientos de la víctima en cualquier
etapa del proceso, o en caso de todo acuerdo extrajudicial en relación a la
acción civil resarcitoria.-
Igualmente se ingresarán dineros por pago de
víctimas que reembolsen ayudas económicas facilitadas por la Oficina de
Defensa Civil de las Víctimas, para necesidades urgentes o para gastos
procesales derivados del ejercicio de acciones civiles.-
Artículo 4.- Del Sistema de Ingresos a la Cuenta Especial
El ingreso de fondos a la cuenta especial de la
Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, se hará de la siguiente forma,
según sea su origen.-
- En la generalidad
de los casos, cuando se trata de honorarios otorgado en las audiencias
de conciliación de la etapa intermedia, de reparación integral del daño
o de suspensión del proceso a prueba, o sentencia condenatoria, el Juez
advertirá en su resolución al responsable del pago, que debe depositar
la cantidad establecida, directamente en la cuenta especial de la
Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, siendo que en caso de
conciliaciones a tractos, se debe establecer que a partir del primer
depósito deben pagarse total o parcialmente los honorarios devengados
por la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas.-
Deberá advertirse igualmente al depositante, que
para demostrar el efectivo pago, deberá presentar ante el Tribunal, copia del
depósito realizado.-
El comprobante de este depósito deberá se enviado
por el Tribunal a la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, para que tenga
conocimiento de su existencia.-
Los depósitos se harán directamente en el Banco
de Costa Rica por medio de la fórmula denominada "Depósito Judicial".-
El Banco confeccionará el respectivo comprobante debidamente numerado en
cuatro tantos.- Uno se entregará al depositante, otro lo archivará el Banco y
los dos restantes se remitirán uno a la Oficina de Defensa Civil de las
Víctimas y otro al departamento Financiero Contable en su orden.-
- Cuando por las
circunstancias del caso, el obligado pagase con un cheque, éste será
remitido a la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, mediante la
correspondiente resolución y entregado al Fiscal Adjunto de la Oficina
de Defensa Civil, quien deberá realizar el depósito correspondiente en
el Banco, previa confirmación de fondos, quién comunicará al Tribunal
acerca de la provisión de fondos, en este caso el Tribunal no tendrá por
aceptado el pago y por firme la resolución correspondiente, mientras no
tenga conocimiento de que el cheque posee fondos suficientes.-
- Igual
procedimiento se seguirá si se tratase de depósitos por parte de
delegantes a los cuales se les ha determinado su obligación de pagar los
servicios prestados por la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas.-
- En caso de pagos
realizados extrajudiciales, convenidos directamente entre el responsable
y el abogado de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, deberá
exigirse que se haga el depósito directamente en la cuenta especial y
que se entregue comprobante del citado depósito.- En ningún caso
funcionario de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas permitirá que
se le entregue directamente dinero en efectivo u otros valores para el
pago de honorarios de abogado en estos supuestos de arreglos
extrajudiciales.-
- Iguales reglas a
las señaladas en el punto anterior, a de seguirse en el caso de víctimas
que reembolsen las ayudas económicas brindadas por la Oficina de Defensa
Civil de las Víctimas.-
En ningún caso los Jueces admitirán que se haga
el depósito del pago de honorario en las cuentas corrientes del despacho.-
Artículo 5.- Destino de los fondos de la Cuenta Especial
Los fondos de la cuenta especial de la Oficina de
Defensa Civil de las Víctimas podrán utilizarse, previa solicitud formulada
por el Fiscal Adjunto encargado, dirigida al Fiscal General de la República y
aprobada por éste último para sufragar gastos en los siguientes casos.-
a)
Para compra de equipo y suministro de la Oficina de Defensa Civil de
las Víctimas, ello mediante acuerdo fundado de la Fiscalía General de la
República.-
b)
Para gastos procesales indispensables referidos al ejercicio de
labores urgentes de la Oficina, como por ejemplo, certificación de Registros
Nacionales, Registro Civil y otras instituciones del Estado, Tributación
Directa, pago de transporte, etc.-
c)
Para estos gastos, el Fiscal Adjunto podrá solicitar al Fiscal General
cada trimestre que se autorice una suma de cien mil colones para cubrir estos
gastos.- Siendo que cada trimestre deberá justificarse los desembolsos
realizados.-
d)
Sin embargo, dependiendo de las necesidades reales de la Oficina podrá
solicitarse justificadamente que se amplíe el monto anteriormente señalado.-
e)
Para ayudas inmediatas a víctimas de delitos.- Estas ayudas se
limitarán a.-
·
Gastos e implementos médicos indispensables.-
·
Vestuario siempre y cuando resulte urgente e indispensable.-
f)
d) Ayuda a víctimas para gastos funerarios.- En los casos de ayudas inmediatas
a víctimas el destino de recursos de la cuenta especial deberá contemplarse
como última posibilidad de asistencia habiéndose descartado cualquier otra
ayuda por parte de instituciones estatales, fondo de beneficencia,
fundaciones, asociaciones, cooperativas, y entes afines.- Para lo anterior
será indispensable que el beneficiario manifieste mediante declaración jurada
que no tiene otras posibilidades de ayuda.-
Capítulo II
De la administración de los fondos de la Cuenta
Especial
Artículo 6.- Vinculación normativa
El funcionamiento de los fondos que se autoricen
mediante el presente reglamento, se sujetará en lo que fuese aplicable a las
disposiciones contenidas en la Ley de la Administración Financiera de la
República, Ley de la Contratación Administrativa y sus respectivos
reglamentos.-
Artículo 7.- Del Control Financiero Contable
La cuenta especial de la Oficina de Defensa Civil
de las Víctimas estará bajo la fiscalización inmediata del Fiscal Adjunto de
la Oficina, quien para efecto del control de contabilidad de la referida
cuenta, designará un auxiliar judicial como encargado de tesorería, el cual
deberá llevar el control material de los depósitos recibidos y los cheques
emitidos, en un libro de caja debidamente autorizado por el Departamento de
Auditoría, así como preparar la confección del Estado de Conciliación, que
deberá ser remitido para su ulterior revisión de la Unidad de Control
referida.-
Artículo 8.- Giro de cheques de la Cuenta Especial
Los cheques girados contra la cuenta especial de
la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, serán firmados mancomunadamente
por el Fiscal Adjunto de dicha Oficina y por otro funcionario previamente
designado.- No obstante a falta de uno de los funcionarios autorizados, podrá
designarse otro Fiscal para estos efectos.- Para tales efectos se gestionarán
ante el Departamento Financiero Contable el que se registre la firma de dos
funcionarios titulares o de sus suplentes ante el Banco, para tal registro se
deberá aportar certificación de nombramiento de los funcionarios indicados.-
Los cheques solo se girarán a favor de personas físicas o jurídicas y nunca
al portador o a caja.- Deberán contener los datos estipulados en el Código de
Comercio, además del número de oficio de la Fiscalía General que autorizó el
gasto, y el sello de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas.- Ningún
servidor Judicial podrá endosar cheques girados por la Oficina a nombre de
terceras personas.-
Artículo 9.- Confección de cheques
Los cheques no deben presentar enmiendas o borraduras
que hagan dudar sobre lo anotado en los mismos.- Asimismo, no deberán dejarse
espacios en blanco antes o después de las palabras y cantidades del monto
girado.-
A efecto de anular cheques por errores de poca importancia,
éstos podrán corregirse con una nota al dorso la cual deberá ser firmada por
las mismas personas que giran el cheque.-
Se exceptúan de la aplicación señalada
anteriormente, los errores en las cantidades o en el nombre completo del
girado, en cuyo caso el cheque deberá anularse.-
Por ninguna razón podrán firmarse fórmulas de
cheques en blanco o que presenten los errores u omisiones señaladas.-
Artículo 10.- De la reposición y anulación de cheques
Cuando algún interesado manifestare por escrito el
extravío de un cheque girado, el Fiscal Adjunto comunicará inmediatamente al
Banco tal situación, con copia a la auditoría y al Departamento Financiero
Contable.-
Recibida la comunicación del Banco en que informe
que ha emitido la correspondiente contraorden de pago, la Oficina procederá a
efectuar el respectivo contraasiento para anular el cheque y emitirán uno
nuevo previa rendición de una garantía a satisfacción de la Oficina conforme
lo establece el Código de Comercio.- Dicha garantía prescribirá a los cuatro
años y el documento que se suscriba quedará en custodia por ese periodo.-
Los cheques con más de treinta días de
confeccionados que se encuentren en la Oficina de Defensa Civil de las
Víctimas, deberán ser anulados, para ello el encargado de tesorería pondrá la
razón de anulado y procederá a archivar el original junto con una copia en el
control consecutivo numérico de los cheques emitidos.-
Artículo 11.- Del informe de Tesorería
A más tardar antes del quinto día de cada mes, la
Oficina de Defensa Civil de las Víctimas remitirá a la Auditoría un informe
del movimiento de depósitos y cheques girados del mes anterior el cual será,
acompañado del correspondiente estado de conciliación de acuerdo con las
normas que para ese efecto dicte ese órgano fiscalizador.-
Artículo 12.- De la compra de equipo o suministros para la Oficina de
Defensa Civil de las Víctimas
Una vez autorizada la compra por parte de la
Fiscalía General se procederá a recabar al menos tres cotizaciones de los
Artículo s a comprar, esto en aquellos casos en que las compras sean
superiores a la suma de veinticinco mil colones, para gastos inferiores a
esta suma la compra se hará directamente, sin necesidad de las cotizaciones y
con una simple consulta de precios.-
En el supuesto de presentación de cotizaciones,
previamente se consultará al Departamento de Proveeduría acerca de los
proveedores registrados, a efecto que las referidas cotizaciones provengan de
oferentes inscritos en el Registro del Poder Judicial.- En caso de no existir
proveedor registrado, la compra se hará directamente con la sola consulta de
precios.-
La aceptación de alguna de las cotizaciones
presentadas se hará por parte del Fiscal General de la República, previa
sugerencia realizada por el Fiscal Adjunto, eligiéndose dentro de las ofertas
presentadas aquella que para la institución reúna la mayor idoneidad tomando
en cuenta los parámetros de calidad y precio, una vez elegida la cotización
correspondiente la compra realizada a de pagarse luego de entregado el
articulo o lo suministros, mediante cheque girado al efecto previa
comprobación de gastos mediante factura comercial debidamente timbrada.-
El anterior procedimiento será aplicable en
aquellos casos de compra de equipo o suministros por un monto de hasta cien
mil colones.- Cuando se trate de compras que excedan esta suma y hasta un
limite de tres millones de colones la compra será solicitada por el Fiscal
General al Departamento de Proveeduría, el cual la realizará conforme al
procedimiento de contratación directa establecida en el Poder Judicial.-
Tratándose del pago de servicios, sino existieran
facturas que justificase el gasto, se admitirá como justificación un
comprobante o boleta donde conste el servicio prestado, el nombre del
beneficiario y el monto correspondiente, sin embargo, si dichos servicios son
prestados por técnicos colegiados o profesionales que ejerzan en forma
liberal, los justificantes deben estar sellados por Tributación Directa.-
Artículo 13.- Requisitos de las facturas para su pago
Toda factura comercial que respalda el gasto de
compra de mercaderías, suministros, o pagos de servicios deberá cumplir con
los siguientes requisitos.-
·
Confeccionada en original a nombre de Oficina de Defensa Civil de las
Víctimas-Ministerio Público, indicando claramente los bienes y servicios
suministrados, y la fecha de adquisición.-
·
Tener el sello de cancelado, firma y número de cédula jurídica de la
casa comercial proveedora o de la persona que suministra el bien o el
servicio prestado.- También debe contener el nombre, firma y número de cédula
de la persona que recibió el bien o servicio.-
·
No deben contener, borrones, tachaduras ni alteraciones que hagan
dudar de su veracidad.- La cantidad indicada debe coincidir tanto en números
como en letras.-
·
Las facturas que cuenten con una dispensa al timbraje, deberán
adjuntar al documento justificante en caso de pequeños contribuyentes y para
aquellos negocios que Tributación Directa haya autorizado a no timbrar, se
incluirá dentro de la factura el número de oficio en que se concedió la
autorización.-
Artículo 14.- Límites para la compra de suministros y equipos
Bajo ninguna circunstancia, para cada caso en
particular, los recursos de la cuenta especial podrán ser utilizados en los
siguientes casos.-
- Para compra de
material o suministros por suma mayor de los tres millones de colones.-
- Fraccionar
compras de bienes y servicios en dos o más pagos.-
- Pago de servicios
o ayudas a víctimas por un monto mayor de quinientos mil colones.-
Artículo 15.- De las ayudas inmediatas a víctimas
Tratándose de ayudas inmediatas a víctimas deberá
presentarse por escrito una solicitud dirigida al Fiscal Adjunto señalando la
necesidad de ayuda y justificando mediante facturas pro forma el gasto por
realizar.- En caso de imposibilidad clara y manifiesta de la víctima para
presentar su gasto por escrito se procederá a formalizar su gestión mediante
acta levantada en la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas.-
Artículo 16.- Reembolso de ayudas a Víctimas
Las ayudas económicas que se otorguen a víctimas
utilizando los recursos de la cuenta especial, no devengarán ningún tipo de
interés.- Sin embargo, existirá la obligación por parte del beneficiario de
devolver a la cuenta de la Oficina lo que se le hubiese facilitado, en aquellos
casos en los cuales prosperase la acción civil resarcitoria presentada a su
favor, o si la víctima contratase servicios profesionales particulares.- En
este supuesto el beneficiario deberá reembolsar a la cuenta de la Oficina la
ayuda económica brindada, para efectos de garantizar el efectivo reembolso de
las sumas facilitadas, la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas al otorgar
la ayuda correspondiente deberá exigir al beneficiario que otorgue garantías
personales o reales suficientes.-
Capítulo III
Disposiciones y Responsabilidades finales
Artículo 17.- Obligaciones del Fiscal General de la República.-
En relación con el control de la cuenta corriente
especial de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, corresponderá al Fiscal
General de la República.-
·
Firmar en forma mancomunada los cheques que se emitan contra la cuenta
especial de la Oficina.-
·
Velar por que todo cheque girado contenga fondos suficientes, a fin de
evitar sobregiros de la cuenta especial.-
·
Conceder de ser procedente, la aceptación de las cotizaciones de
compra de bienes y servicios, que le sean sometidas por el Fiscal Adjunto, en
concordancia con lo estipulado en el Artículo 11 del presente reglamento.-
Artículo 18.- Obligaciones especificas del Fiscal Adjunto de la
Oficina de Defensa Civil de las Víctimas
En lo referente al control de la cuenta especial
de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, corresponderá al Fiscal
Adjunto de la Oficina.-
- Solicitar
mediante oficio dirigido al Fiscal General y debidamente fundamentada la
necesidad respectiva, la autorización para la realización de algunos de
los gastos previstos en este reglamento.-
- Firmar en forma
mancomunada los cheques que se emitan contra la cuenta especial de la
Oficina.-
- Velar por que
todo cheque girado tenga fondo suficientes, a fin de evitar sobregiros
de la cuenta especial.-
- Revisar y firmar
los informes de tesorería y los estados de conciliación bancaria.-
- Velar por que los
registros contables se mantengan al día y se realicen en forma
correcta.-
- Ordenar al
encargado de tesorería la anulación de los cheques con más de treinta
días de emitidos sin retirar o con más de cuatro años emitidos sin haber
sido cambiados.-
- Informar
inmediatamente a la Auditoría y al Departamento Financiero Contable de
cualquier anomalía o sobregiro que se presente en la cuenta especial de
la Oficina.-
- Asignar las
labores de registro y control del libro de Tesorería y confección de los
cheques al servidor que reúna los requisitos para ello, y gestionar ante
la Escuela Judicial, la capacitación del servidor encargado de las
citadas labores.-
- Efectuar conjunta
y periódicamente con el Encargado de Tesorería, inventario de caja de
los cheques firmados sin entregar, de las fórmulas de cheques y que la
conciliación del último mes se encuentre al día.- Deberá realizar dicho
inventario en caso de renuncia, traslado, permiso o cese de funciones
por cualquier otro motivo del Encargado de Tesorería.- Dicho inventario
se remitirá a la Auditoría con copia al Departamento Financiero
Contable.-
- Supervisar las
labores del Encargado de Tesorería, de forma que se garantice el
inmediato y correcto registro de los diferentes movimientos de depósitos
y cheques.-
- Velar por que el Encargado
de Tesorería cumpla las órdenes emanadas de la Jefatura y las
instrucciones que sobre aspectos contables imparta la Auditoría y el
Departamento Financiero Contable.-
- Informar al
Fiscal General de la República, así como a la Auditoría Judicial, de
cualquier anomalía que se presente en el manejo de las cuentas
corrientes.-
- Velar por que las
copias de los cheques que emita la Oficina sean remitidos el día
siguiente hábil del que fueron confeccionados, al Departamento
Financiero Contable.-
- Custodiar bajo
llave y en lugar segura las formulas de cheques en blanco.-
Artículo 19.- Obligaciones específicas del Encargado de Tesorería
Corresponderá al auxiliar Judicial designado como
encargado de tesorería, las siguientes funciones.-
- Encargarse de
recabar al menos tres cotizaciones para las compras aprobadas por un
monto superior a los veinticinco mil colones, tratándose de compras por
un monto inferior, se podrá hacer la compra sin necesidad de recabar
varias cotizaciones.- Para la aceptación de las citadas cotizaciones,
será indispensable que las ofertas a considerar provengan de proveedores
inscritos en el Registro que al efecto lleva el Poder Judicial.- En caso
de no existir Registro de Proveedores se tomará en cuenta lo dispuesto
en el Artículo 11 de este reglamento.-
- Revisar y firmar
los informes de Tesorería y los estados de conciliación bancaria, así
como remitirlos a Auditoría y al Departamento Financiero Contable.-
- Verificar que las
fórmulas de cheques recibidas del Departamento de Proveeduría, no
presente alteraciones y contenga la numeración consecutiva, cualquier
anomalía a éste respecto deberá ponerla en conocimiento tanto del Fiscal
Adjunto, como de la Auditoría y del Departamento Financiero Contable.-
- Realizar un
inventario de caja en caso de renuncia, traslado o cese de funciones por
cualquier motivo, del Fiscal Adjunto o del propio encargado de
tesorería, el cual deberá remitirlo a Auditoría, con copia al
Departamento Financiero Contable.-
- Velar por que las
copias de cheques girados contra la cuenta especial, sean remitidas al
día siguiente de la emisión del cheque, mediante oficio al Departamento
Financiero Contable.-
- Llevar un
registro de los depósitos que se tenga conocimiento además, de su
verificación de si aparecen en el estado de cuenta enviado por el
Banco.- Igual registro debe llevarse en relación con los cheques
emitidos contra la cuenta especial.-
- Comprobar antes
de confeccionar los cheques que se emitan, que la cuenta especial cuente
con fondos suficientes.-
- Confeccionar los
cheques que ordene emitir el Fiscal Adjunto de la Oficina de Defensa
Civil de las Víctimas.-
- Proceder a la
anulación de los cheques con un mes más de emitidos y que no hubiesen
sido retirados o aquellos con más de cuatro años de no haber sido
cambiados por el Banco.-
- Remitir
diariamente al Departamento Financiero Contable las copias de los
cheques emitidos, debiéndose guardar un estricto orden numérico.-
- Archivar en forma
consecutiva y segura, las copias de cheques y demás documentos relativos
a la Tesorería.-
- Efectuar el
cierre mensual de los movimientos de depósitos y cheques en el libro de
tesorería y preparar los estados de conciliación respectivos.-
- Enviar a la
Auditoría Judicial, a más tardar el último día de cada mes, el estado de
conciliación del mes anterior.-
- Archivar las
copias de los depósitos y de cheques en un lugar seguro, donde se puedan
localizar fácilmente, así como cualquier otro documento relacionado con
la cuenta especial de la Oficina.- De la misma forma debe custodiarse el
Libro de Tesorería.-
Artículo 20.- Sobregiros
Cualquier sobregiro o faltante que se produzca en
la cuenta especial de la Oficina, deberá ser cubierto conjuntamente por el
Fiscal General de la República, el Fiscal Adjunto y el Encargado de la
Tesorería, tan pronto como se detecte.-
En aquellos casos en que se determine que algunos
o algunos de los citados servidores, actuaran con dolo o culpa grave o
indujeron a los otros a cometer error, el faltante deberá ser cubierto por el
servidor culpable.-
Todo lo anterior, sin perjuicio de las
correcciones disciplinarias que correspondan y de la responsabilidad civil y
penal que les pudiera corresponder.-
Artículo 21.-
Será responsabilidad del Fiscal General de la
República y del Fiscal Adjunto el velar por el cumplimiento de las
disposiciones contempladas en este reglamento.-
Artículo 22.-
Las contravenciones a lo estipulado en este
Reglamento, serán sancionadas de acuerdo con lo dispuesto en la Ley Orgánica
del Poder Judicial y el resto del ordenamiento jurídico administrativo.-
Artículo 23.- Auditoría Financiera
La Auditoría y el Departamento Financiero
Contable velaran por el cumplimiento de lo dispuesto en este reglamento y
comunicarán a la Corte Plena y en la Inspección Judicial respectivamente
cualquier anormalidad que se detectare con relación al manejo de fondos de la
Oficina de Defensa Civil de las Víctimas.-
Artículo 24.- Aplicación supletoria
Todo lo no expresamente regulado en el presente
reglamento, regirá en lo conducente por las disposiciones contenidas en la
Ley General de Administración Pública, Ley General de la Administración
Financiera, Ley General de la Contratación Administrativa y sus respectivos
reglamentos.-
Artículo 25.- Vigencia
El presente reglamento rige a partir de su fecha de
su publicación.-
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