REGLAMENTO
PARA EL REGISTRO, CONTROL Y USO DEL MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA DEL PODER
JUDICIAL
La Corte Plena en sesión N.- 17-04, celebrada el 24 de
mayo del presente año, Artículo XXII, aprobó el "Reglamento para el Registro,
control y uso del mobiliario y equipo de Oficina del Poder Judicial", a saber.-
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1.- Ámbito de Aplicación.- Las
disposiciones de este reglamento son de acatamiento obligatorio para todos
los servidores del Poder Judicial.- Las jefaturas de las dependencias
judiciales y el Departamento de Proveeduría velarán por su cumplimiento.-
Artículo 2.- Objetivos.- El objetivo del presente
reglamento es establecer las normas y los procedimientos para controlar y
supervisar las operaciones patrimoniales relativas a la adquisición de
activos; además de facilitar y mantener registros que permitan identificar
plenamente el bien y establecer las responsabilidades por su administración y
uso.-
CAPÍTULO II
DEFINICIONES
Artículo 3.-
Definiciones.-Para efectos de este reglamento se entenderá
por.-
Activos.- Es el objeto que posee un valor de mercado y que forma parte de la
riqueza de su poseedor, está compuesto por elementos patrimoniales.- Es aquel
bien capitalizable que por su conformación física permite un adecuado
control.-
Equipo.- Son bienes de capital, debido a que constituyen un medio para
producir.- Su vida útil se mantiene a
lo largo de varios períodos.- Entre esta categoría se incluye.- las
computadoras, máquinas de escribir, calculadoras, fax, fotocopiadoras,
grabadoras, equipos de sonido y otros.- Del igual forma en esta categoría
también se incluye maquinaria con características especiales como equipo de
imprenta, de laboratorio y policial, entre otros.-
Mobiliario.- Son aquellos bienes durables y susceptibles de ser capitalizables, que
pueden ser trasladados sin que se altere su integridad física, cuya
conformación permite un adecuado control.- Dentro de este grupo se encuentran
los escritorios, sillas, mesas (para computadora, teléfono, máquina de
escribir; entre otros), juegos de muebles y otros.-
Dependencia Judicial.- Son los despachos judiciales, auxiliares de
justicia y oficinas administrativas.-
Alta de bienes.- Es la entrada o ingreso de bienes al Poder Judicial por compra,
producción, donación, inventario inicial, aparición de bienes dados de baja.-
Baja de bienes.- Es la operación mediante la cual se descarga el o los bienes del
inventario y patrimonio de la institución.-
CAPÍTULO III
ADQUISICIÓN DE BIENES
Artículo 4.- Adquisición de
bienes por compra.- El Departamento de Proveeduría elaborará cada año un Plan
de Compras que incluye las solicitudes de mobiliario y equipo de las
distintas dependencias judiciales, según el presupuesto aprobado de cada una
de ellas.- Corresponderá a las Administraciones Regionales solicitar la
compra del bien de la dependencia judicial de su jurisdicción.-
En aquellos circuitos
judiciales donde no exista una oficina administrativa corresponderá a la
Oficina Judicial solicitar directamente al Departamento de Proveeduría para
que tramite la compra en el período
respectivo.-
Artículo 5.- Adquisición de
bienes por confección.- El Departamento de Proveeduría deberá incluir en el
inventario de la oficina correspondiente, todos aquellos bienes que hayan
sido confeccionados por servidores de la institución, especializados en
construcción y mantenimiento.-
Artículo 6.- Adquisición de bienes por donación.-
Existe donación cuando por liberalidad de una persona física o jurídica,
nacional o internacional, se transmite gratuitamente la propiedad y el
dominio de un bien a favor del Poder Judicial.- Sólo la Corte Plena o el
Consejo Superior tendrán la facultad para aceptar donaciones.-
Para recibir bienes por donación es necesario
cumplir con los siguientes requisitos,
a)
Ofrecimiento por escrito del donante, con la descripción del bien;
b)
Acuerdo
de Corte Plena o Consejo Superior donde se acuerda la aceptación de la
donación.-
c)
Acta de recibo de los bienes firmada por el donante y donatario o por
sus delegados autorizados.-
d)
En caso de donación internacional, la institución deberá gestionar la
exoneración ante los entes respectivos.-
e) El Departamento de
Proveeduría expedirá la orden de alta de bienes para su inclusión en el
sistema de administración de bodegas.-
CAPÍTULO IV
ASPECTOS GENERALES SOBRE EL CONTROL DEL
MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA
Artículo 7.- Departamento de Proveeduría.- El Proceso de
Administración de Bienes del Departamento de Proveeduría tendrá a cargo la
administración, control y registro del
mobiliario y equipo de oficina del Poder Judicial.-
Artículo 8.- Identificación de bienes.- Todo bien que ingrese al Poder
Judicial deberá ser identificado por un sistema de rotulado (placa de metal o
plástica u otro sistema que garantice seguridad) en el que se indique el
número de patrimonio impreso o grabado en el mismo bien.-
Artículo 9.- Registro de Bienes.- Es responsabilidad del
Departamento de Proveeduría mantener un registro actualizado de los bienes en
poder de la institución.-
Artículo 10.- Sistema
Informático.- El Departamento de Proveeduría utilizará un sistema de
información para la administración y control del mobiliario y equipo de
oficina.- Todos los bienes deberán estar debidamente registrados y
actualizados en este sistema.-
Artículo 11.- Formularios.- El sistema de información para el registro
y control de bienes contará con los formularios correspondientes para
tramitar las altas de bienes, asignación,
reasignación, préstamo y baja
de bienes.-
Artículo 12.- Proceso de Administración de bienes, Departamento de
Proveeduría.- El Proceso de Administración de Bienes del Departamento de
Proveeduría, tendrá la custodia del mobiliario y equipo de oficina del Poder
Judicial.- Tendrá a su cargo las siguientes funciones.-
a)
Recibir el mobiliario y equipo que sean adquiridos a nombre del Poder
Judicial.-
d-
b)
Verificar que el mobiliario y equipo que ingresa cuente con las
características y especificaciones, acorde con los requisitos de la
contratación.- En caso de que el equipo que ingrese esté dentro de la
categoría de "equipo especial", se solicitará a la unidad especializada responsable que realice la revisión técnica
correspondiente.-
e-
c)
Proceder a la destrucción del mobiliario y equipo, confeccionando el
acta correspondiente, que incluya las características del bien.-
f-
d)
Ejercer un control permanente de los bienes almacenados y aplicar
técnicas eficaces para su protección y conservación.-
g-
e)
Rotular los bienes que ingresen al Poder Judicial con su respectiva
placa.-
Artículo 13.- Existencias del mobiliario y equipo de oficina.- La
Unidad de Patrimonio será la encargada de controlar la existencia del
mobiliario y equipo de que disponen las dependencias judiciales, así como
también de los que se encuentran en la Unidad del Almacén del Departamento de
Proveeduría.- Este control, lo realizará mediante la emisión de un listado
del mobiliario y equipo asignado a las dependencias judiciales a través del
sistema que para esos efectos disponga el Departamento de Proveeduría, el
cual se enviará en el tercer trimestre de cada año a fin de que las mismas
verifiquen si coincide con los bienes suministrados.-
Artículo 14.- Control de entrega del mobiliario y equipo.- El Proceso de Administración de bienes del
Departamento de Proveeduría, bajo ninguna circunstancia entregará mobiliario
y equipo, sin el respectivo documento de despacho de mercadería y sin que
esté debidamente patrimoniado.-
Artículo 15.- Traslado de activos entre
dependencias u oficinas judiciales.- Se podrán trasladar activos siempre que
de previo al traslado, la oficina judicial que lo promueve, informe de la
solicitud al Proceso de Administración de Bienes del Departamento de
Proveeduría.- Esta dependencia procederá a realizar los ajustes en el sistema
e informará lo que corresponda.-
Cuando se realice el traslado de un activo de una
dependencia judicial a otra sin haber realizado previamente la comunicación
respectiva, la dependencia a la cual está asignado formalmente el equipo,
será responsable por la pérdida o daño en que se pueda incurrir; sin
perjuicio de la responsabilidad disciplinaria que eventualmente se interponga
por el incumplimiento de las disposiciones de este Reglamento.-
Artículo 16.- Retiro de un bien del inventario.- Para retirar o dar
de baja un activo del inventario debe darse una de las siguientes
condiciones.-
a)
Por destrucción, al ser declarado inservible o por desmantelamiento o
merma del bien.-
b)
Por donación, por haber caído
en desuso o haber agotado su vida útil en la Institución.-
c) Por caso fortuito o fuerza mayor.-
CAPÍTULO V
INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA
Artículo 17.- Inventario de mobiliario y equipo de oficina.- Cada
dependencia judicial deberá levantar un inventario de los activos a su cargo,
en forma periódica como mínimo una vez al año, quienes remitirán el reporte
al Departamento de Proveeduría para su revisión y ajustes en caso de ser
necesario.-
Le corresponderá al Departamento de Proveeduría en
el tercer trimestre de cada año supervisar y verificar por los medios que
estime pertinentes, los inventarios realizados por las dependencias
judiciales.- El informe del inventario debe incluir y coincidir con la
información contenida en el sistema de información para la administración de
activos de ese departamento.-
Los inventarios deben contener
la siguiente información como mínimo.-
a)
Tipo o nombre del bien
b)
Número de patrimonio
c)
Características específicas y
d)
Estado
Artículo 18.- Informe y firma de inventarios.- El informe de inventario y su firma por
parte de las personas a que se refiere este reglamento, implica
responsabilidad administrativa, con respecto a los bienes bajo su cargo, por
lo que serán responsables directa o indirectamente por la pérdida, daño o
depreciación de los mismos, salvo que provengan del deterioro natural por
razones del uso legítimo o de otra causa justificada.-
A ninguna persona se
le puede encomendar la firma de los inventarios si éstos no están bajo su
inmediato control o responsabilidad.-
Artículo 19.- Verificación de
inventario.- El Departamento de
Proveeduría podrá verificar la existencia de los bienes inventariados a cargo
de las dependencias judiciales y exigir el cumplimiento de las normas
establecidas en este reglamento o instrucciones que se hayan emitido en esta
materia.-
Artículo 20.- Diferencia en inventarios.- Todo jefe de las
dependencias judiciales informará al Departamento de Proveeduría las
diferencias encontradas en su inventario; las cuales serán analizadas por
ambos.- El Departamento de Proveeduría afectará los registros en lo que
corresponda, por su parte el Departamento Financiero Contable le
corresponderá realizar los ajustes contables del caso.-
Artículo 21.- Faltante de inventarios.- Cuando al elaborar los
inventarios se encuentren faltantes, el Proceso de Administración de Bienes
del Departamento de Proveeduría reportará a la Dirección Ejecutiva que se
gestione la investigación respectiva.- Una vez determinado el o los
responsables, se procederá conforme lo establecido en las normas y políticas
institucionales, en materia de sanciones disciplinarias, sin perjuicio de la
restitución patrimonial correspondiente.-
CAPÍTULO VI
RECEPCIÓN, REGISTRO Y
ALMACENAMIENTO DE BIENES
Artículo 22.-
Recepción de bienes.- Una vez adjudicada la compra, el proveedor entregará el
bien a la Unidad del Almacén del Departamento de Proveeduría, la que se
encargará de revisarlo cualitativamente y cuantitativamente contra la orden
de compra y la factura, a fin de determinar si se ajusta a las
características señaladas en los documentos.- El Departamento de Proveeduría
entregará el bien, debidamente identificado, a la dependencia judicial
solicitante, a través del formulario respectivo.- Será responsabilidad del
servidor que reciba el activo, confrontar contra la orden de compra, para verificar
que cuenta con las características solicitadas.-
Artículo 23.-
Asignación de los bienes.-
Revisados e identificados los bienes y tramitados los documentos, se
distribuirán en las oficinas que los solicitaron.- En ningún caso podrá
variarse la dependencia destino salvo aquellos casos autorizados por la
Dirección Ejecutiva y solo en cuanto a los bienes de inventario.-
El Departamento de Proveeduría registrará el
activo en su sistema de información de inventario permanente, sin perjuicio
de que la dependencia judicial que lo reciba lleve su propio registro.-
CAPÍTULO VII
CONTROL DE EQUIPO ESPECIALIZADO
Artículo 24.- Definición de
equipo especializado.- Pertenecen al equipo especializado los vehículos,
equipos informáticos como los servidores de cómputo, fuentes de poder,
scanner, equipo de comunicación, equipo médico y de laboratorio, equipo de
seguridad y salud ocupacional, equipo policial, de imprenta y demás
maquinaria que ostenten características especiales, es decir, que no son de
uso común para todas las dependencias judiciales.-
Artículo 25.- Verificación del equipo.- Cuando se trate del equipo
indicado en el numeral anterior, corresponderá en primera instancia al
Departamento de Proveeduría verificar el buen estado del equipo adquirido, así
como que sus especificaciones técnicas se ajusten a lo solicitado por la
dependencia judicial y a lo ofertado por la casa comercial.- Si cumple con lo
solicitado, dicha dependencia dará el visto bueno y el Proceso de la
Administración de Bienes procederá a recibirlo de conformidad.-
Artículo 26.- Ingreso y entrada de equipo especializado.- La Unidad de
Almacén del Departamento de Proveeduría efectuará la entrada de la mercadería
una vez que la dependencia responsable realice las pruebas técnicas de
funcionamiento y determine que se ajusta a las condiciones requeridas, para
lo cual es necesario el acta de revisión emitida por el Proceso de
Administración de Bienes.-
Artículo 27.- Instalación de equipo de alta
tecnología.- La Unidad de Almacén del Departamento de Proveeduría podrá hacer
la entrada de mercadería de aquellos equipos especiales que requieran de una
instalación de avanzada, le corresponderá coordinar con el técnico o persona
responsable de revisar el equipo en cuanto a la revisión de sus
características físicas, modelo, componentes, entre otros, confeccionar el
acta, rotular el equipo e ingresarlo al inventario del Departamento de
Proveeduría para su entrega a la dependencia judicial solicitante.-
De conformidad con los términos
contractuales, la casa comercial podrá verificar si el equipo funciona y cumple con las condiciones requeridas.-
Si en esta etapa, el equipo falla por causas no atribuibles a la oficina
usuaria corresponderá al Departamento de Proveeduría hacer efectiva la
garantía de fábrica que se solicitó en el proceso de contratación.-
Artículo 28.- Asignación del equipo de
cómputo.- La Dirección Ejecutiva conforme a la política institucional,
definida por la Corte Plena, será la encargada de tramitar las solicitudes
presentadas por los despachos con el fin de determinar si procede la
asignación del equipo de cómputo requerido por las dependencias judiciales,
ya sea en forma temporal o permanente.- Establecerá los procedimientos y
criterios necesarios para su asignación de acuerdo con las políticas
definidas, la programación de
compras, la disponibilidad de recursos y las necesidades de la dependencia
judicial solicitante.- Una vez aprobada la asignación del equipo informático,
corresponderá al Departamento de Proveeduría realizar la distribución
correspondiente.-
Artículo 29.- Control y mantenimiento del
equipo de cómputo.- El Departamento de Tecnología de Información, velará por
el control y mantenimiento del equipo de cómputo asignado a las dependencias
judiciales mediante los registros que deberá llevar para tal efecto, sin
perjuicio de que es responsabilidad de los Informáticos de las Unidades y
Subunidades Administrativas Regionales velar por el control, estado y
mantenimiento del equipo informático asignado a las dependencias judiciales
de su jurisdicción.-
Artículo 30.- Reposiciones temporales.- Las reposiciones temporales de
equipo de cómputo a las dependencias judiciales serán aprobadas por la
Dirección Ejecutiva, que a su vez ordenará al Departamento de Proveeduría el
despacho del equipo sea éste nuevo o
de redistribución.-
En este último caso
corresponderá al Departamento de Tecnología de Información así como a los
Profesionales en Informática de las Administraciones Regionales, velar por
que el equipo para redistribución que se deba instalar funcione
adecuadamente, previo a su entrega a las dependencias judiciales.-
Artículo 31.- Inscripción de bienes ante el Registro
Público.- El Departamento de Proveeduría será el responsable de realizar las
gestiones para la inscripción de vehículos ante el Registro Público de Bienes
Muebles, para lo cual coordinará lo que corresponda con la Sección de
Transportes Administrativos del Departamento de Servicios Generales, Sección
de Cárceles y Transportes del Organismo de Investigación Judicial.- También podrá inscribirse otro tipo de
bienes tales como obras literarias y artísticas, entendidas estas como
cualquier forma de expresión tales como libros, folletos u otros escritos,
programas informáticos de los cuales se incluyen las versiones sucesivas y
los programas derivados, obras de dibujo, pintura, arquitectura, grabados,
obras fotográficas y artes aplicadas; tales como, ilustraciones, mapas y
planos.-
CAPÍTULO VIII
DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE LAS JEFATURAS
DE LAS DEPENDENCIAS JUDICIALES
Artículo 32.- Jefe
Dependencia Judicial.- El jefe de la
dependencia judicial, una vez firmado y recibido conforme del equipo y
mobiliario que se le entrega, será responsable de los bienes bajo su cargo y
no podrá variar su uso ni destino.-
Artículo 33.- Responsabilidades.- Todo jefe
es responsable por el buen uso y custodia de los activos recibidos para el
desempeño de las funciones de la dependencia judicial a su cargo.- Cada
jefatura deberá llevar un control individual de los bienes bajo su
responsabilidad, en los registros diseñados al efecto.- Dicho registro tendrá
que mantenerse actualizado y servirá de base para levantar los inventarios
que solicite periódicamente el Departamento de Proveeduría.-
Además las jefaturas y los encargados del manejo
de los activos de cada dependencia judicial, deberán informar al Proceso de
Administración de Bienes del Departamento de Proveeduría sobre cualquier
movimiento que se presente.- Asimismo, son responsables por la revisión y
remisión oportuna del informe a esta Unidad sobre las inconsistencias
encontradas y dejar evidencia de lo actuado.-
Artículo 34.- Obligaciones.- Las Jefaturas de las distintas
dependencias judiciales a quienes se les hayan asignado bienes muebles,
tendrán con respecto a éstos las siguientes obligaciones.-
a)
Custodiar el mobiliario y equipo que se les asigne.-
b)
Verificar la existencia física real del mobiliario y equipo incluidos
en el listado que le remita para esos efectos el Departamento de Proveeduría,
debiendo reportar a éste todas aquellas diferencias que se lleguen a
determinar en la revisión.-
c)
Velar porque el mobiliario y equipo adscritos a su centro de trabajo
tengan buen uso, mantenimiento,
reparación y que estén bajo el cuidado de una persona responsable.-
d)
Otras que por ley, reglamento o acuerdo de la Corte Plena o el Consejo
Superior se les asignen.-
Artículo 35.- Entrega
de activos por renuncia, cese o traslado de la institución.- Cuando el jefe
de la dependencia judicial cese en sus funciones o sea trasladado a otro
puesto o lugar, está en la obligación de entregar por inventario al nuevo
jefe de la dependencia, un informe del mobiliario y equipo que tenga asignado
a la fecha, en su lugar de trabajo.- El nuevo titular de la dependencia
remitirá una copia del inventario al Proceso de Administración de Bienes del
Departamento de Proveeduría para verificar si coincide con el reportado en el
sistema de administración de bodegas.-
Si el reporte de inventario fuese correcto se hará
constar así.- De lo contrario, el Proceso de Administración de Bienes
revisará los inventarios y emitirá las observaciones respecto a faltantes o
estado de los bienes.-
Artículo 36.- Listado actualizado de los bienes a cargo
de una dependencia judicial.- Cada vez que un funcionario asuma un puesto de
jefatura, solicitará al Proceso de Administración de Bienes un listado actualizado de los bienes
asignados a esa dependencia y revisará si concuerda con los que se encuentran
en la oficina.- Si existe incongruencia lo comunicará de inmediato a esa
Unidad.-
Artículo 37.- Responsables por el mantenimiento y
custodia de activos.- La jefatura de
cada dependencia judicial deberá instruir adecuadamente a los servidores
judiciales que ingresen a su centro de trabajo, los deberes y obligaciones
que tienen con respecto al manejo,
mantenimiento y custodia de los activos de la Institución.-
Artículo 38.- Responsabilidad por faltantes.- Cuando alguna jefatura del Poder Judicial
se retire de su puesto por motivo de renuncia, traslado o cese en sus
funciones, sin haber firmado previamente el inventario correspondiente de los
bienes a su cargo, o no acceda a que se realice el inventario en cuestión, el
servidor que asuma dicho puesto, deberá levantar un acta mediante la cual se
haga constar el hecho y se haga un inventario de los bienes a su cargo, para
proceder luego a cotejarlo con el inventario que se le entregó inicialmente y
en caso de existir algún faltante, se procederá al cobro respectivo.-
Artículo 39.-
Responsabilidad en el uso de los bienes compartidos.- En aquellos circuitos
judiciales en que se labore más de una jornada y los mismos bienes sean de
uso compartido, los Jefes de las Dependencias Judiciales, son responsables de
la pérdida, daño o depreciación que sufran los mismos, cuando no provengan
del deterioro natural por razón de uso legítimo o de otra causa calificada,
por la jornada laboral en que se desempeñen como tales.- Estos servidores
están obligados a velar por el uso correcto de los bienes, debiendo gestionar
el mantenimiento y conservación adecuados, así como informar a las
autoridades competentes cualquier situación irregular que observen en la
custodia del mobiliario y equipo de oficina.-
CAPÍTULO IX
RESPONSABILIDAD Y OBLIGACIÓN DE LOS SERVIDORES JUDICIALES
Artículo 40.-
Responsables por los bienes a cargo.- Todo servidor judicial será responsable
por los bienes que le han sido asignados, en cuanto a su uso adecuado,
mantenimiento y custodia.- Además tendrá como obligación adoptar las medidas
necesarias a fin de resguardar y mantener los bienes en las mejores
condiciones de uso.-
Artículo 41.- Pérdida de activos por daño o destrucción.-
Todo servidor judicial encargado de la custodia y uso de los bienes, es
responsable por la pérdida, daño o destrucción que sufran, salvo, cuando
provengan del deterioro natural por razón de su uso o de otra causa
justificada.-
Artículo 42.- Equipo dañado.- Cuando un servidor judicial ingrese a un
puesto de trabajo y encuentre equipo dañado tendrá que comunicarlo al jefe
inmediato, éste a su vez, al Departamento de Proveeduría o a la
Administración Regional en aquellas dependencias judiciales que cuenten con
ésta, para que proceda a su reparación.-
Artículo 43.- Reportes.- El
servidor judicial está en la obligación de reportar al jefe inmediato cuando
advierta la desaparición de algún bien o cuando se trasladen, se deterioren y
se desprenda la identificación numérica.-
Artículo 44.- Reposición del mobiliario y equipo de oficina.- En caso
de que se compruebe que el servidor judicial es el responsable de la
desaparición de un bien o que causó daño o mal uso a un activo perteneciente
al Poder Judicial, deberá correr con los gastos necesarios para su reposición
o reparación, o en su defecto, formalizar un arreglo de pago conforme con las
políticas institucionales que rigen esta materia, sin perjuicio de la
aplicación del régimen disciplinario
que corresponda de acuerdo con lo establecido en la Ley Orgánica del
Poder Judicial, u otras responsabilidades penales y civiles en las que pueda
incurrir.-
CAPÍTULO X
REPARACIÓN DEL MOBILIARIO Y
EQUIPO
Artículo 45.- Reparación de mobiliario y equipo.- Será objeto de reparación
aquel mobiliario y equipo de oficina que impida el funcionamiento normal de
las operaciones de la dependencia judicial y que se estime que el estado del
mismo afecta el servicio público.-
Artículo 46.- Autorización para la reparación del mobiliario y
equipo.- Cuando un bien requiera reparación, la oficina interesada lo
entregará al Departamento de Proveeduría para que valore su reparación o en
su defecto lo declare inservible.-
En los demás Circuitos Judiciales del país,
corresponderá a las Administraciones Regionales autorizar las reparaciones de
mobiliario y equipo de oficina que soliciten los despachos de su
jurisdicción, con cargo al fondo de caja chica hasta por el monto que
establece su reglamento.- Superado
este monto solo procederá la reparación de los activos que autorice el
Departamento de Proveeduría.-
Artículo 47.- Asignación temporal del mobiliario y equipo por
reparación.- El Departamento de Proveeduría podrá suministrar en forma
temporal equipo en sustitución cuando las circunstancias así lo permitan y
por haberse valorado que éste es indispensable para el funcionamiento normal
de la dependencia judicial.-
CAPÍTULO XI
DONACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE
BIENES EN DESUSO Y EQUIPO DESECHADO
Artículo 48.- Instituciones susceptibles a recibir donaciones.- Las
donaciones se podrán otorgar a entidades declaradas de Interés público, de
Interés Social o sin fines de lucro debidamente inscritas ante las instancias
correspondientes, centros o instituciones de educación del Estado, u otras
dependencias públicas.-
La distribución se
hará en forma equitativa dándole preferencia a las instituciones o
asociaciones de zonas rurales o marginales que más lo necesiten.-
Artículo 50.- Concepto de bienes en desuso.- Se consideran bienes en
desuso los obsoletos, faltos de repuestos o los descontinuados por sus
fabricantes, previa calificación del Departamento de Proveeduría u otra
unidad con capacidad para realizarla.-
Artículo 51.-
Declaración previa para el desecho del mobiliario y equipo.- Para donar bienes y equipos
que hayan sido desechados, debe haber una declaración previa de la unidad
capacitada para dictaminarlo, sin perjuicio de recurrir al criterio técnico
que justifique la decisión de desechar el bien, cuando por las
características de activo sea necesario.- Asimismo corresponderá al Proceso
de Administración de Bienes del Departamento de Proveeduría elaborar un
listado de bienes susceptibles de ser donados (descripción, número de
patrimonio, estado, avalúo y ubicación de los bienes) y proceder a
eliminarlos del inventario, lo cual no podrá completarse hasta que los
activos hayan sido entregados a los beneficiarios y todo de conformidad con
los manuales y disposiciones vigentes.-
Artículo 52.- Destrucción.-
Cuando el mobiliario y equipo por su estado de deterioro, no sea de
utilidad para las dependencias judiciales, el Departamento de Proveeduría deberá
hacer una declaración expresa de los bienes que están fuera de servicio, que
no son aprovechables y que en su concepto, no tienen valor alguno que haga
posible su donación, por lo que deberá levantar un acta para proceder a su
destrucción, de conformidad con los manuales específicos y disposiciones que
regulen esta actividad.-
Artículo 53.- Entrega de
Donaciones.- El Proceso de Administración de Bienes del Departamento de
Proveeduría realizará la entrega física de los bienes objeto de donación que
corresponden al Primer Circuito Judicial de San José.-
En los demás circuitos judiciales del país, el
Jefe del Departamento de Proveeduría podrá comisionar a los Administradores
de los Circuitos Judiciales para hacer la entrega de los bienes donados
Artículo 54.- Acta de Donación.- El Jefe del
Departamento de Proveeduría o el Administrador Regional según sea el caso,
emitirán un acta de donación para hacer la entrega física de las donaciones.-
En el acta se indicará como mínimo la siguiente información.-
a)
Número y fecha
de confección del acta.-
b)
Descripción
detallada de los bienes a donar (número de patrimonio, marca, serie y
modelo).-
c)
Fecha de entrega de la donación.-
d)
Firma del servidor que hace la entrega.-
e)
Autorización del Jefe del Departamento de Proveeduría
Artículo 55.- Deber de consignar en el acta de donación la
prohibición de utilizar los bienes donados para otros fines.- En el acta de
donación de mobiliario y equipo se les prevendrá a los beneficiarios, que los
bienes sólo pueden ser usados para los fines de la donación misma, por lo que
no pueden ser donados, vendidos, ni traspasada su titularidad.-
Artículo 56.- Control e informe sobre donaciones.- En los meses de
enero y julio de cada año, el Departamento de Proveeduría elaborará un
informe con el número de acta, nombre del beneficiado, ubicación por circuito
judicial y bienes donados.- Este informe deberá ser enviado al Consejo
Superior para lo que corresponda.-
CAPÍTULO XII
DESTRUCCIÓN, ROBOS Y DESAPARICIÓN DE ACTIVOS
Artículo 57.- Robo o desaparición de activos.- Cuando el Jefe de la
dependencia judicial advierta el robo o la desaparición del mobiliario y
equipo a su cargo, deberá interponer en forma inmediata la denuncia ante el
Organismo de Investigación Judicial o el Ministerio Público según
corresponda, para que se determine la eventual responsabilidad del caso.-
Además para determinar la eventual responsabilidad civil pecuniaria
administrativa le corresponderá informar a la Dirección Ejecutiva para que
inicie el procedimiento ordinario correspondiente.-
Lo anterior sin perjuicio de la comunicación al
Tribunal de la Inspección Judicial para determinar la responsabilidad
disciplinaria y al Departamento de Proveeduría para la afectación de los
registros correspondientes
Artículo 58.- Reposición de activos por destrucción, robos y
desaparición de activos.- La dependencia judicial estará en la obligación de
gestionar ante el Departamento de Proveeduría la reposición del mobiliario y
equipo, por robo, desaparición y destrucción del bien por caso fortuito.-
El Departamento de
Proveeduría será el responsable de entregar el bien siempre que éste exista
en inventario, caso contrario, procederá a tramitar la compra si la
dependencia judicial cuenta con contenido presupuestario.-
Artículo
59.- Vigencia.- El presente Reglamento rige a partir de su publicación en
el Boletín Judicial".-
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