REGLAMENTO DE LA BIBLIOTECA DEL PODER
JUDICIAL
"FERNANDO COTO ALBÁN"
La Corte Plena en
sesión N.- 42-01 celebrada el 26 de noviembre del 2001, Artículo XXXV, aprobó
varias reformas y adiciones al Reglamento de la Biblioteca Judicial "Fernando
Coto Albán" y al Reglamento de Bibliotecas Básicas, cuyos textos con las
reformas y adiciones debidamente incorporadas literalmente dicen.-
REGLAMENTO DE LA BIBLIOTECA DEL PODER
JUDICIAL "FERNANDO COTO ALBÁN"
)
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo
1.- El presente reglamento contiene las
disposiciones que regirán las actividades de la Biblioteca del Poder
Judicial, la cual dependerá jerárquicamente de la Dirección Ejecutiva.-
Artículo
2.- Las funciones de la Biblioteca
del Poder Judicial serán las siguientes.-
Mantener actualizadas
las colecciones de obras, leyes, publicaciones periódicas y demás documentos relacionados con la materia
jurídica y administrativa que se requieren para el buen funcionamiento de la
institución.-
Promover la adquisición
de nuevas obras y demás publicaciones bibliográficas en los campos del
Derecho, Medicina Legal, Investigación Criminal, Administración y cualquier
otra obra afín y necesaria, para cubrir las necesidades del Poder Judicial.-
Conservar debidamente clasificadas las obras y
actualizadas las Bases de Datos necesarias, como las correspondientes a leyes, decretos y
reglamentos.-
Brindar el servicio de préstamo del material bibliográfico
a los funcionarios y Servidores Judiciales, abogados, estudiantes y público
en general.-
Distribuir, supervisar y mantener actualizadas
las Bibliotecas Básicas, ésta última en coordinación con los Jefes de las
Unidades y Subunidades Administrativas Regionales.-
Artículo
3.- La Biblioteca
dispondrá de un espacio físico que reúna las condiciones ambientales y de
seguridad necesarias para su buen funcionamiento y que garantice la debida
custodia de las obras a su cargo.-
Artículo
4.- La Biblioteca es la
encargada de custodiar, ordenar, clasificar, y prestar los materiales que se le designen y
velar por el buen estado y conservación de los mismos, para lo que desplegará
las actividades, funciones y controles pertinentes.-
Artículo
5.- Dispondrá de los
servidores capacitados necesarios para la buena marcha y funcionamiento
interno, los cuales estarán subordinados al Jefe de la Biblioteca.-
Artículo
6.- La biblioteca prestará sus servicios a los
servidores judiciales en forma prioritaria, con el mismo horario en las
Oficinas del Primer Circuito Judicial de San José, lo mismo que a los
abogados.- A estudiantes y público en
general a partir de las trece horas hasta las dieciséis y treinta horas, este
horario podrá ser modificado previo estudio de la Dirección Ejecutiva y
posterior aprobación del Consejo Superior.-
Artículo 7.-Corresponderá
a la Corte Plena, definir las políticas generales para el buen funcionamiento
de la Biblioteca, y a la Dirección Ejecutiva aprobar o rechazar la asignación
presupuestaria que presenta la jefatura, para la adquisición de nuevas
obras.-
Artículo 8.- El Jefe de la Biblioteca Judicial
recomendará a la Dirección Ejecutiva la adquisición de nuevas obras y otros
materiales bibliográficos según las prioridades y los recursos que se le
asignen, ésta a su vez brindará la aprobación correspondiente.-
CAPITULO II
DE LA
JEFATURA Y SUS FUNCIONES
Artículo
9.-
La Biblioteca del Poder Judicial estará a cargo de un Jefe que dependerá
jerárquicamente de la Dirección Ejecutiva y que tendrá las siguientes
funciones.-
a.- Dirigir,
organizar, planificar, evaluar y controlar las actividades que corresponden a
la Biblioteca.-
b.- Responder,
ante su superior, por el debido y cabal cumplimiento de las funciones
asignadas a la Biblioteca.-
c.- Proporcionar
la información requerida por las diferentes oficinas del Poder judicial, en
asuntos de su competencia.-
d.- Ejercer
el régimen disciplinario sobre los servidores de la Biblioteca.-
e.- Enviar
y recibir la correspondencia de la oficina.-
f.- Obtener información sobre nuevos
libros y publicaciones recientes, así como promover sus adquisición para
actualizar la colección ya existente.-
g.- Supervisar
el uso y destino de las bibliotecas básicas, así como los libros y revistas
que solicitan las oficinas administrativas y despachos judiciales.-
h.- Realizar
inventarios periódicos de las obras en existencia y velar porque se mantengan
en buen estado.-
i.- Vigilar
por la correcta distribución de las publicaciones a cargo de la Biblioteca.-
j.- Velar
que la atención que se brinde al usuario sea ágil, eficiente y respetuosa.-
k.- Impulsar
los proyectos para la modernización de la Biblioteca que promueva el acceso a
nuevas herramientas tecnológicas, la capacitación del personal y los convenios entre centros de
documentación.-
l.- Levantar
la información administrativa lo más detallada posible sobre, en caso de
daños a las obras por parte de un funcionario judicial o un particular y elevarla a la Dirección Ejecutiva a la brevedad posible.-
m.- Preparar
un anteproyecto de presupuesto que considere la asignación de los
recursos necesarios para la
adquisición de libros y demás material bibliográfico necesario, que coadyuve
con las exigencias de los usuarios.- Este anteproyecto será presentado a la
Dirección Ejecutiva para su revisión, discusión y aprobación.-
n.- Recibir
por inventario, ya sea al asumir el cargo o al dejarlo, del material
existente en la Biblioteca.-
o.- Participar
en las comisiones en que sea miembro o en aquellas para las que sea
convocado.-
En sus ausencias
temporales, el jefe de la Biblioteca podrá ser sustituido por un servidor de
ésta, que ostente el puesto de mayor
categoría o por la persona que designe el Director Ejecutivo.-
Cualquiera otros deberes y atribuciones que por
leyes, reglamentos, acuerdos o circulares le correspondieren.-
CAPITULO III
DE LOS USUARIOS Y DE
LOS SERVICIOS DE PRÉSTAMO
Artículo 10.- Los
usuarios de la Biblioteca del Poder Judicial, deben ajustarse sin excepción,
al horario establecido en el Artículo
6 de este reglamento.-
Artículo 11.- La
persona que requiera hacer uso de los servicios de la Biblioteca del Poder
Judicial, en relación con el material bibliográfico, deberá presentar al
servidor bibliotecario, algún documento de identificación personal.- Sólo podrá facilitarse material
directamente a la persona identificada, no podrá concederse ningún tipo de
préstamo si el usuario no presentare identificación alguna, o ésta no
coincida con la persona que la porta.-
Artículo 12.- Al
solicitar libros y publicaciones para consulta, es requisito indispensable
para el usuario, llenar la boleta de préstamo y presentarla directamente al
bibliotecario, junto con la identificación personal.- Una vez finalizada la consulta por parte
del lector, se le devolverá la identificación.- El préstamo se limitará a
tres tomos como máximo.-
Artículo 13.-
Los particulares podrán hacer uso de los materiales de la biblioteca
únicamente en la sala de lectura.- El
lector igualmente, deberá guardar
silencio y mantener una actitud respetuosa mientras se encuentre en
consulta.- El usuario que mantenga un
comportamiento contrario al establecido, el bibliotecario encargado podrá
llamarle la atención en forma verbal hasta un máximo de dos veces,
procediendo a solicitarle que abandone el recinto si su conducta fuera del
orden persiste.-
Artículo 14.- Los
funcionarios judiciales y/o particulares a quienes se les facilitare libros,
revistas, periódicos y cualquier otro material bibliográfico, serán
responsables de los daños y pérdidas que
éstos sufran.-
Artículo 15.- Los funcionarios judiciales.- Magistrados,
jueces, letrados, fiscales, defensores, jefes de Departamento y de Sección,
así como el personal de apoyo de las oficinas judiciales y administrativas
podrán disponer del material bibliográfico fuera de las instalaciones de la
Biblioteca, para acceder a este servicio es requisito indispensable que la
solicitud se realice por escrito o se firme la boleta de préstamo
correspondiente.-
Artículo 16.- La duración del préstamo no podrá exceder
de 8 días naturales, prorrogables como máximo por otro tanto cuando así lo
solicite el interesado.- El lector
está en la obligación de devolver el
material bibliográfico en la fecha de vencimiento del préstamo.-
Artículo 17.- Cuando el usuario no devuelva el material
bibliográfico en la fecha de vencimiento del préstamo, se le llamará
telefónicamente o por correo electrónico para recordarle su incumplimiento,
recurriendo al medio escrito como segundo aviso, si persistiere su negativa a
regresar el material, se notificará al jerarca o jefe inmediato para que
inicie la aplicación del régimen disciplinario.- En el transcurso de la investigación se le
suspenderán todos los servicios que brinda de Biblioteca.-
Artículo 18.- Están excluidas del préstamo fuera del
recinto de la Biblioteca las obras que forman la colección de libros de
referencia.- enciclopedias, anuarios, diccionarios, índices, publicaciones
periódicas (revistas, boletines, etcétera), así como recopilaciones de leyes,
códigos y otros libros que a criterio de la Jefatura de la Biblioteca, así lo
considere.-
Artículo 19.- Se prohibe el
acceso al depósito de libros a las personas que no laboran en la Biblioteca y
a los particulares, salvo que reciban la autorización de la Jefatura en cuyo
caso serán acompañados por un servidor bibliotecario.-
CAPITULO IV
DE LOS SERVICIOS A LOS DESPACHOS JUDICIALES Y
OFICINAS ADMINISTRATIVAS
Artículo 20.- La Biblioteca del Poder Judicial es la
encargada de suministrar a todas las Oficinas Judiciales del país para su uso
exclusivo.- códigos, diccionarios, leyes, decretos, reglamentos, revistas
judiciales y cualquier otra publicación de interés y que puedan ayudar al
correcto, eficaz y ágil desenvolvimiento de la oficina, cuando existan los
recursos presupuestarios suficientes para su entrega.- Sin perjuicio de los
medios automatizados que esté a disposición de los usuarios, en las bases de
datos que se incorporen a través los medios tecnológicos utilizados por la
Institución.-
Artículo 21.- La
Jefatura de la Biblioteca, llevará el control de cada libro, folleto y
revista que se entregue a cada una de las Oficinas Judiciales, estando
facultada para inspeccionar cada año la existencia de material bibliográfico
en dichas dependencias, con el objeto de verificar la cantidad de estado del
mismo.- En aquellos circuitos judiciales donde existan bibliotecas básicas
esta labor será coordinada con el Jefe de la Unidad o Subunidad
Administrativa Regional.-
CAPITULO V
DE LAS PUBLICACIONES.- DISTRIBUCIÓN Y VENTA
Artículo 22.- La Biblioteca deberá llevar un control adecuado del manejo de
las publicaciones a su cargo, mediante un archivo de inventario de la
existencia de cada publicación, así como un detalle del mismo, del que deberá
emitir un informe trimestral para uso interno.-
Artículo 23.-
Para la verificación de la calidad y cantidad d los ejemplares
entregados por el Departamento de Publicaciones e impresos, así como para su
custodia, mantenimiento y distribución, se destinará a un servidor de la
Biblioteca Judicial, el cual mediante un adecuado sistema de control y
registro, será el encargado de cumplir con esa función, bajo la supervisión
de la Jefatura.-
Artículo 24.-
Para la venta de las publicaciones se abrirá una cuenta corriente con una
entidad del sistema bancario nacional, a través de esta cuenta el interesado
realizará el depósito del importe de la publicación.- Con el comprobante de pago, se apersonará a
la Biblioteca Judicial y contra éste se entregará el volumen que se encuentra
a la venta.- Podrán girar contra ella
las personas autorizadas, previo acuerdo de la Comisión de Publicaciones y el
visto bueno de la Dirección Ejecutiva, en cuyo caso deberá informarse al
Departamento Financiero Contable con el fin de mantener un control de los
ingresos y egresos.-
Artículo 25.-Corresponderá
a la Biblioteca Judicial remitir, semanalmente los comprobantes de depósitos
al Departamento Financiero Contable, para que proceda a la actualización del
libro de bancos y a la confección de la conciliación bancaria en forma
mensual.-
Artículo 26.- Para llevar a cabo la correcta distribución
de las publicaciones a cargo de la Biblioteca, se implantarán los controles y
mecanismo adecuados para ello.- En
aquellos casos en que las publicaciones deben remitirse a las oficinas
judiciales fuera del circuito judicial se enviarán por medio del correo
interno y cuando se envían al extranjero por medio del correo certificado.-
Artículo 27.- La
Jefatura de la Biblioteca conjuntamente con la Comisión de Publicaciones,
serán los encargados de determinar a los destinatarios nacionales y
extranjeros a quienes se les enviarán las publicaciones, tomando en cuenta
para ello, la importancia y el prestigio así como la reprocidad
que puedan tener para el Poder Judicial
CAPITULO VI
DE LAS SANCIONES
Artículo 28.- El
usuario que no devuelva el material bibliográfico en la fecha señalada, cuando se trate de
préstamos fuera de la sala de lectura, se le suspenderán los servicios de
Biblioteca, sin perjuicio de hacer la comunicación correspondiente a
instancias superiores, a que hace referencia el Artículo 18.-
Artículo 29.- El usuario que deteriore el material bibliográfico que recibe para
consulta, debe cubrir el valor de la reconstrucción correspondiente, en caso
de pérdida está en la obligación de cancelar el importe respectivo, o
reintegrar un ejemplar similar al extraviado.-
Artículo 30.-Dentro
del plazo de quince días, el usuario deberá depositar en la cuenta corriente
del Departamento Financiero Contable la suma correspondiente al pago por el
deterioro o pérdida del material bibliográfico, cuya constancia o recibo
correspondiente al depósito, deberá entregarse al servidor bibliotecario
encargado, para que proceda a levantar la suspensión impuesta.- En el caso de
que no lo hiciere en el plazo señalado se realizarán las acciones cobratorias
correspondientes sea en vía administrativa o judicial.-
Artículo 31.- Los
Jefe de Despacho, Departamento y Sección serán responsables por el material
bibliográfico que se les hubiese entregado, como soporte a la labor judicial
que realiza cada uno de ellos, para lo cual deberá responder por la pérdida
total o parcial, así como, por los daños que sufra, conforme el Artículo 30.-
Artículo 32.-
El incumplimiento de lo
dispuesto en el presente Reglamento, será sancionado por la Ley Orgánica del
Poder Judicial y demás ordenamiento jurídico según corresponda, aplicando el
régimen disciplinario.-
CAPITULO
VII
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 33.- Si
fuere necesario para el mejoramiento y
mayor rendimiento de las funciones que la biblioteca desempeña, podrán
ejecutarse préstamos y convenios interbibliotecarios
en condiciones de reciprocidad y colaboración.-
Artículo 34.- Cuando por situaciones de fuerza mayor o
caso fortuito, los materiales bajo custodia de la Biblioteca sufrieran algún
daño, debe levantarse un acta, con la presencia de algún Inspector
Judicial.- En situaciones donde el
material dañado no pueda repararse por el deterioro que se encuentra, se
procederá a su destrucción, previa aprobación del Consejo Superior.-
Artículo 35.-La
Jefatura de la Biblioteca podrá
rechazar la solicitud de los servicios del despacho en general, a quiénes
incumplan estas normas y las disposiciones administrativas que se
establezcan.-
Artículo 36.-Corresponde
al Jefe de la Biblioteca Judicial
velar por el fiel cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente
reglamento.-
Artículo 37.-El
Consejo Superior queda facultado para dictar las reglas prácticas que sean
necesarias para la aplicación de este reglamento.-
Artículo 38.-Este
reglamento deroga el reglamento anterior aprobado en sesión de Corte Plena el
29 de agosto de 1966, así como cualquier otra disposición que se le oponga y
rige a partir de su publicación en el
Boletín Judicial.-
Transitorio.- Los
usuarios que en el momento de entrar en vigencia el presente Reglamento
tengan en su poder material bibliográfico perteneciente a la Biblioteca del
Poder Judicial, vencido el plazo de entrega o devolución, o no se haya
especificado éste, dispondrán de diez días hábiles para efectuar la
correspondiente devolución.- En caso
de incumplimiento, se les aplicará lo dispuesto en el capítulo VI.-
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